ChatGPT Business, Copilot czy Gemini dla firmy — plany, ceny i dane

ChatGPT Business kosztuje według polskiego cennika OpenAI 71 zł za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym albo 89 zł przy rozliczeniu miesięcznym, a plan wymaga co najmniej dwóch użytkowników. Strona nie podaje, czy kwoty zawierają VAT. Najważniejsza różnica wobec prywatnego ChatGPT nie leży jednak w modelu językowym, tylko w umowie. W planie firmowym dostawca domyślnie nie trenuje modeli na danych firmy, podpisuje z Tobą umowę powierzenia przetwarzania danych, a administrator zarządza kontami pracowników.

O tym, czy asystent AI jest bezpieczny dla firmy, decyduje plan i umowa, a nie marka. Prywatny ChatGPT, Claude, Gemini czy Copilot, nawet płatny, działa na warunkach konsumenckich. Zanim kupisz osobną subskrypcję, sprawdź też, co masz w pakiecie biurowym: Copilot Chat na koncie służbowym i Gemini w Google Workspace działają już na warunkach firmowych.

Ceny i warunki odczytaliśmy na stronach dostawców 3.10.2026, a cytaty ze stron anglojęzycznych podajemy w naszym tłumaczeniu. Jakości modeli nie porównujemy, bo nie ma neutralnego, publicznego porównania, na którym dałoby się oprzeć.

Plan prywatny a ChatGPT Business: co naprawdę zmienia plan firmowy

Plan firmowy zmienia trzy rzeczy: czy dostawca może trenować modele na Twoich danych, jaką rolę pełni wobec RODO i kto zarządza kontami. Najlepiej widać to u OpenAI, które publikuje oba zestawy zasad obok siebie.

Trenowanie modeli. W usługach dla osób prywatnych, takich jak ChatGPT, OpenAI „może używać Twoich treści do trenowania modeli” (zasady z 13.03.2026). Można z tego zrezygnować w portalu prywatności, ale rezygnacja obejmuje tylko nowe rozmowy; rozmowy z Czatu tymczasowego do treningu nie trafiają. Polski cennik OpenAI w wierszu „Treść jest używana do trenowania naszych modeli” wpisuje przy planach Free, Go, Plus i Pro „Możliwość rezygnacji”, a przy Business i Enterprise „Nie”.

Rola wobec RODO. Dla użytkownika prywatnego z Europejskiego Obszaru Gospodarczego polityka prywatności OpenAI wskazuje OpenAI Ireland jako administratora danych. To OpenAI decyduje wtedy, jak przetwarza treść rozmów. W planie firmowym, po podpisaniu umowy powierzenia (Data Processing Addendum), OpenAI działa jako podmiot przetwarzający w imieniu klienta. Dla firm z EOG stroną umowy jest OpenAI Ireland, a przekazanie danych poza EOG opiera się na standardowych klauzulach umownych albo decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony. W ChatGPT Business umowa powierzenia nie zawiera się sama. OpenAI pisze na stronie „Prywatność przedsiębiorstw” (aktualizacja z 8.01.2026): „Wypełnij formularz DPA, aby podpisać załącznik DPA z firmą OpenAI”.

Administracja. Business ma logowanie jednokrotne SAML, konsolę administracyjną, role administratora i weryfikację domeny, a cennik OpenAI przy każdej z tych funkcji wpisuje planom prywatnym „Nie”. Administrator ustala, jak długo przechowywane są dane, a usunięte lub niezapisane rozmowy znikają z systemów OpenAI w ciągu 30 dni, chyba że dłuższe przechowywanie wymusza prawo albo ochrona usług.

U pozostałych dostawców podział jest ten sam:

• Claude (Free, Pro, Max). Według komunikatu Anthropic z 28.08.2025 firma trenuje nowe modele na danych z tych kont, gdy w ustawieniach włączona jest zgoda, i wtedy przechowuje dane przez pięć lat. Bez zgody obowiązuje 30 dni. Zmiany nie dotyczą planów Team i Enterprise, które działają na warunkach komercyjnych.
• Gemini na prywatnym koncie Google. Część rozmów czytają ludzie, także recenzenci z firm współpracujących z Google. Rozmowy po takim przeglądzie nie znikają razem z usuniętą aktywnością: Google przechowuje je do trzech lat. Centrum prywatności aplikacji Gemini (aktualizacja z 24.09.2026) prosi: „nie wpisuj poufnych informacji, których nie chciałbyś pokazać recenzentowi”.
• Copilot na prywatnym koncie Microsoft. Korzystanie podlega Umowie o świadczenie usług Microsoft i warunkom użytkowania Copilota, a nie umowie powierzenia, którą Microsoft zawiera z organizacjami.

Plany firmowe wszystkich czterech dostawców domyślnie nie trenują modeli na danych firmy. Każdy dostawca zapisuje to inaczej, a u części jest warunek:

• ChatGPT Business i Enterprise. OpenAI: „Domyślnie nie wykorzystujemy Twoich danych biznesowych do treningu naszych modeli”. Warunek: OpenAI może to zrobić „wyłącznie w przypadku otrzymania wyraźnej zgody na udostępnianie nam danych”, na przykład gdy ktoś prześle opinię o odpowiedzi.
• Copilot Chat i Microsoft 365 Copilot na koncie służbowym. Microsoft w dokumentacji ochrony danych przedsiębiorstwa: „prompty, odpowiedzi i dane, do których Copilot sięga przez Microsoft Graph, nie są używane do trenowania modeli bazowych”. Warunek: użytkownik loguje się kontem służbowym Microsoft Entra. Zapytania wysyłane do wyszukiwarki Bing mają według tej samej dokumentacji własne zasady przetwarzania.
• Gemini w Google Workspace. Google w centrum prywatności generatywnej AI w Workspace: „Workspace nie używa danych klienta do trenowania modeli bez wcześniejszej zgody lub polecenia klienta”. Warunek: kwalifikująca się edycja Workspace i brak takiej zgody.
• Gemini Enterprise. Google w FAQ Gemini Enterprise o edycjach Business, Standard i Plus: Twoje dane, w tym prompty i odpowiedzi, „nie są używane do trenowania modeli Google ani modeli innych klientów”. Strona nie stawia tu warunku.
• Claude Team i Enterprise. Anthropic w warunkach komercyjnych: „Anthropic nie może trenować modeli na treściach klienta”. Cennik Team mówi ostrożniej: brak trenowania na Twoich treściach „domyślnie”.

Płatny plan prywatny, czyli ChatGPT Plus albo Pro, Claude Pro albo Max, nie jest więc planem firmowym. Płacisz w nim za wyższe limity, a warunki dotyczące danych zostają konsumenckie.

Co już masz w pakiecie: Copilot Chat i Gemini w Workspace

Jeśli firma pracuje na Microsoft 365 albo Google Workspace, asystenta na warunkach firmowych prawdopodobnie masz już w abonamencie. Zanim kupisz kolejną subskrypcję, sprawdź, co jest włączone i na jakich zasadach.

Microsoft 365. Według dokumentacji Microsoftu Copilot Chat jest dostępny „bez dodatkowych kosztów” dla użytkowników, którzy logują się kontem służbowym Microsoft Entra i mają kwalifikującą się subskrypcję Microsoft 365. Na liście są m.in. Business Basic, Business Standard i Business Premium, także w wersjach EOG bez Teams. Microsoft pisze, że korzystanie z Copilota i Copilot Chat przez organizacje obejmuje jego umowa powierzenia (Data Protection Addendum) i Product Terms, a Microsoft działa jako podmiot przetwarzający. Copilot Chat ma jednak ograniczony zasięg: FAQ Microsoftu wyjaśnia, że bez licencji Microsoft 365 Copilot nie ma dostępu do danych firmy w Microsoft Graph, czyli do poczty, plików i czatów. Pracownik może za to sam wgrać plik do rozmowy. Ceny planów i zakres AI w każdym z nich zestawiliśmy w tekście Google Workspace czy Microsoft 365.

Google Workspace. Gemini w kwalifikujących się edycjach Workspace działa na zasadach z centrum prywatności generatywnej AI (aktualizacja z 14.08.2026). Prompty są danymi klienta w rozumieniu Cloud Data Processing Addendum, czyli umowy powierzenia Google. Treści nie są czytane przez ludzi ani używane do trenowania modeli poza Twoją domeną bez zgody. Prompty i odpowiedzi Gemini w Workspace są przechowywane od 90 dni do bezterminowo, zależnie od ustawień administratora. Zakres zależy od planu: w Business Starter Gemini działa w Gmailu i w aplikacji Gemini, w Dokumentach, Arkuszach i Meet dopiero od Business Standard.

Asystent w pakiecie widzi wszystko, do czego pracownik ma uprawnienia. Microsoft pisze, że Copilot pokazuje dane organizacji, do których użytkownik ma co najmniej prawo podglądu, a Google, że Gemini nie sięga do treści, do których użytkownik nie ma dostępu. Zbyt szeroko udostępnione foldery stają się więc problemem w dniu włączenia asystenta. Ten ukryty koszt opisujemy w hubie AI w firmie.

Jeśli masz Microsoft 365 albo Workspace, zacznij od asystenta, który już jest w cenie: uporządkuj uprawnienia i spisz zasady. Osobny plan kupuj dopiero wtedy, gdy wiesz, czego temu asystentowi brakuje.

ChatGPT Business, Team i Enterprise — cena i warunki

ChatGPT Business kosztuje 71 zł za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym i 89 zł przy miesięcznym, przy minimum dwóch stanowiskach. Tak podaje polski cennik OpenAI (odczyt 3.10.2026). Strona nie pisze, czy to kwoty netto, czy brutto. Rozliczenie miesięczne jest o ok. 25% droższe od rocznego (89 / 71 zł, nasz rachunek).

ChatGPT Team to dziś ChatGPT Business. OpenAI zmieniło nazwę planu 29.08.2025, a istniejące przestrzenie Team stały się przestrzeniami Business. Jak pisze centrum pomocy OpenAI, sama zmiana nazwy nie zmieniła planu, ale późniejsze ceny i rodzaje stanowisk mogą się zmieniać. Jeśli szukasz ceny „ChatGPT Team”, obowiązuje cena Business.

Warunki, które warto znać przed zakupem:

• Minimum dwa stanowiska. Przestrzeń Business wymaga co najmniej dwóch płatnych stanowisk, standardowych albo Premium. Stanowisko Premium daje według OpenAI pięć razy więcej użycia niż standardowe i kosztuje 100 USD miesięcznie przy rozliczeniu rocznym albo 125 USD przy miesięcznym. To ceny w dolarach z centrum pomocy, polski cennik ceny Premium w złotych nie podaje.
• Płatność i faktury. Business opłacasz kartą kredytową. Płatność na podstawie faktury, zamówienia zakupu czy przelewem bankowym OpenAI oferuje tylko w ofercie zawieranej przez dział sprzedaży, a nie w samodzielnie kupowanym planie Business. W ustawieniach rozliczeń przestrzeni można podać numer identyfikacji podatkowej (Tax ID, VAT ID), przy czym zmiana danych dotyczy tylko przyszłych faktur.
• Zwroty i zmiana liczby stanowisk. Niewykorzystane stanowiska nie dają same w sobie prawa do zwrotu, gdy przestrzeń zobowiązała się do ich liczby na dany okres. Zmniejszenie liczby stanowisk działa od początku następnego okresu rozliczeniowego.
• API osobno. Subskrypcja Business nie obejmuje korzystania z API, które OpenAI rozlicza osobno.
• Historia i eksport. Według pomocy OpenAI każdy użytkownik przestrzeni Business ma własną historię czatów, a eksport danych z przestrzeni Business nie jest dostępny.

Business ma też „Agenty przestrzeni roboczej”, firmowe zasoby wiedzy i łączniki do narzędzi takich jak Microsoft 365, Dysk Google czy Slack. Słowo „agent” w nazwie funkcji nie znaczy, że kupujesz autonomicznego agenta. Czym agent różni się od asystenta, wyjaśniamy w tekście agent AI w firmie.

ChatGPT Enterprise ma cenę ustalaną indywidualnie z działem sprzedaży. Względem Business dodaje m.in. system SCIM do automatycznego zakładania i usuwania kont, zarządzanie kluczami szyfrowania, kontrolę dostępu opartą na rolach, listę dozwolonych adresów IP, dzienniki dla wymogów zgodności oraz certyfikaty ISO 27001, 27017, 27018 i 27701. Dochodzą rozliczenie na fakturę i zniżki ilościowe. Najważniejsza różnica dla firm z UE to rezydencja danych: w tabeli porównawczej OpenAI przechowywanie danych w regionach, w tym w UE, ma Enterprise, a Business ma przy tej funkcji „Nie”. OpenAI ogłosiło rezydencję danych w Europie dla ChatGPT Enterprise, Edu i platformy API i pisze o „nowych” oraz „kwalifikujących się” klientach. Czy Twoja przestrzeń się kwalifikuje, rozstrzyga oferta.

ChatGPT cena: Plus czy Business

Prywatny ChatGPT Plus kosztuje 99,99 zł miesięcznie, więcej niż jedno stanowisko Business, ale Business wymaga dwóch stanowisk. Jednoosobowa firma zapłaci więc za Business co najmniej 142 zł miesięcznie przy rozliczeniu rocznym (2 × 71 zł, nasz rachunek) wobec 99,99 zł za Plus.

Pozostałe plany prywatne według polskiego cennika OpenAI (odczyt 3.10.2026): Free 0 zł, Go 34,99 zł i Pro od 439 zł miesięcznie. Przy żadnej z tych kwot strona nie podaje, czy zawiera VAT. Przy planie Go OpenAI zaznacza: „Ten plan może zawierać reklamy”.

Ważniejsza od ceny jest jednak różnica w warunkach. W Plus, tak jak w innych planach prywatnych, OpenAI może trenować modele na Twoich rozmowach, dopóki nie zrezygnujesz w ustawieniach. Nie ma logowania jednokrotnego, konsoli administracyjnej ani ról. OpenAI Ireland jest administratorem danych, a nie podmiotem przetwarzającym w imieniu Twojej firmy.

Rozsądny podział jest więc taki: do pracy na danych firmy i klientów służy plan firmowy, a plan prywatny zostaje do prywatnych zadań. Jeśli w firmie i tak pracuje się na prywatnych kontach Plus, to płacisz już za asystenta, tylko na warunkach, które nie pasują do danych firmy.

Copilot cena dla firmy: kiedy dopłacić do Microsoft 365 Copilot

Dodatek Microsoft 365 Copilot dla firm kosztuje 18,20 € netto za użytkownika miesięcznie przy zobowiązaniu rocznym, ok. 79,62 zł po kursie NBP z 2.10.2026 (nasze przeliczenie). Tak podaje polska strona Microsoftu (odczyt 3.10.2026), z dopiskiem „Cena nie zawiera podatku VAT”. Od 1 lipca do 31 grudnia 2026 roku obowiązuje cena promocyjna 15,60 € netto, ok. 68,24 zł. Dotyczy ona tylko obecnych klientów Microsoft 365 z kwalifikującym się planem, tylko pierwszego roku i wymaga zobowiązania rocznego. Do kupna dodatku potrzebna jest osobna licencja na kwalifikujący się plan Microsoft 365, a oferta obejmuje maksymalnie 300 użytkowników. Ceny przy płatności miesięcznej nie podajemy, bo nie udało nam się jej odczytać ze strony.

Darmowy Copilot Chat to nie to samo co płatny Microsoft 365 Copilot. Copilot Chat jest bez dodatkowych kosztów dla użytkowników z kontem służbowym Microsoft Entra i kwalifikującym się planem Microsoft 365. Działa w przeglądarce, w panelu bocznym Microsoft Edge, w Outlooku i Teams oraz w aplikacji Microsoft Copilot, którą można przypiąć do paska zadań Windows. Microsoft opisuje go jako usługę z ochroną danych przedsiębiorstwa, ale bez licencji Microsoft 365 Copilot nie sięga do poczty i plików firmy. Płatny dodatek Microsoft 365 Copilot dla firm wnosi Copilota do Word, Excel, PowerPoint, Outlook i Teams i daje mu dostęp do danych firmy przez Microsoft Graph.

Nazwy się zmieniają. W dokumentacji Microsoft 365 Copilot nazywa się teraz Microsoft Copilot, a Microsoft 365 Copilot Chat — Microsoft Copilot Chat, choć licencje mogą jeszcze używać starych nazw. W sklepie dodatek wciąż nazywa się „Microsoft 365 Copilot dla firm”. Wcześniej był jeszcze Bing Chat Enterprise: w listopadzie 2023 roku Microsoft ogłosił, że ta usługa staje się Copilotem, a zalogowani kontem Entra dostają ochronę danych komercyjnych.

Microsoft sprzedaje też plany Business Standard i Business Premium z Copilotem w pakiecie. Ceny tych pakietów i rachunek „pakiet czy dodatek” są w tekście Google Workspace czy Microsoft 365. Dla dużych organizacji Microsoft podaje osobną cenę Microsoft 365 Copilot w wersji dla przedsiębiorstw: 26,00 € netto za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej albo 27,30 € przy płatności miesięcznej, w obu przypadkach z zobowiązaniem rocznym (ok. 113,74 i 119,42 zł, nasze przeliczenie).

Gdzie trafiają dane. Dla klientów z UE Microsoft Copilot jest usługą objętą EU Data Boundary, czyli granicą danych UE: ruch z UE zostaje w jej obrębie. Jest jeden wyjątek. Dokumentacja Microsoftu (aktualizacja z 30.09.2026) podaje, że modele Anthropic, działające w Copilocie jako podwykonawca, są obecnie wyłączone z EU Data Boundary. O tym, czy z nich korzystać, decyduje administrator, przy czym mogą obowiązywać dodatkowe warunki. Jeśli dane mają zostać w UE, administrator powinien sprawdzić to ustawienie, zamiast zostawiać je bez decyzji.

Gemini dla firm: Gemini w Workspace czy Gemini Enterprise

Gemini dla firm to dziś dwa różne produkty: Gemini w planach Google Workspace i osobna subskrypcja Gemini Enterprise. Jeśli masz Workspace, Gemini jest już w Twoim planie, w zakresie zależnym od edycji. Cen Workspace tu nie podajemy, bo polska strona Google pokazuje dziś ceny promocyjne. Ceny standardowe i zakres AI w każdym planie są w tekście Google Workspace czy Microsoft 365.

„Gemini Business” to nazwa dodatku do Workspace, który Google sprzedawał osobno, zanim w 2025 roku włączył Gemini do planów. Pod hasłem „Gemini Business” kryją się więc dwie rzeczy: dawny dodatek i dzisiejsza edycja Business w Gemini Enterprise.

Gemini Enterprise to osobna subskrypcja od Google Cloud, niezależna od pakietu biurowego. Strona produktu (odczyt 3.10.2026) podaje dwie główne edycje:

• Business: „od 21 USD” za stanowisko miesięcznie, ok. 81,65 zł (nasze przeliczenie po kursie NBP z 2.10.2026), do 300 stanowisk, z 30-dniowym okresem próbnym. Łączy się z Microsoft 365, Google Workspace, HubSpot, Jira i innymi narzędziami.
• Standard i Plus: „od 30 USD” za stanowisko miesięcznie, ok. 116,64 zł, bez limitu stanowisk, z kontrolami IT na poziomie przedsiębiorstwa i granicami danych dla wymogów rezydencji.

Dla organizacji od 20 stanowisk Google pokazuje też wariant rozliczany za użycie, bez opłaty za stanowisko, na razie dostępny dla ograniczonej grupy klientów. FAQ produktu podaje, że aplikacja Gemini Enterprise jest rozliczana za stanowisko miesięcznie. Strona nie podaje jednak, czy cena „od” wymaga zobowiązania rocznego, czy zawiera podatek, ani jaka jest najmniejsza liczba stanowisk. Ceny są tylko w dolarach.

Gemini Enterprise ma sens przede wszystkim tam, gdzie dane leżą w różnych systemach, a nie tylko w Workspace. Prywatna aplikacja Gemini na zwykłym koncie Google to trzeci przypadek: działa na warunkach konsumenckich, z przeglądem rozmów przez ludzi, opisanych wyżej.

Claude Team i Enterprise

Claude Team kosztuje 18 € netto za stanowisko standardowe miesięcznie przy rozliczeniu rocznym i 21,04 € netto przy miesięcznym, dla zespołów od 2 do 150 osób. Po kursie NBP z 2.10.2026 to ok. 78,74 i 92,04 zł (nasze przeliczenie). Cennik Anthropic (odczyt 3.10.2026, ceny w euro dla polskiej przeglądarki) zaznacza, że ceny nie obejmują podatku. Stanowisko Premium, z pięć razy większym limitem użycia, kosztuje 90 € przy rozliczeniu rocznym i 105,23 € przy miesięcznym. Team ma centralne rozliczenia i administrację, logowanie jednokrotne, łącznik z Microsoft 365 i wyszukiwanie w zasobach firmy.

Claude Enterprise nie ma stałej ceny za osobę. To 20 USD za stanowisko miesięcznie przy rozliczeniu rocznym (ok. 77,76 zł) plus opłata za faktyczne użycie po stawkach API, zależna od modelu i zadania. Enterprise dodaje m.in. SCIM, dzienniki audytowe, własne ustawienia przechowywania danych i listę dozwolonych adresów IP. Koszt rośnie więc z intensywnością pracy, nie tylko z liczbą osób.

Warunki prawne Team i Enterprise wynikają z warunków komercyjnych Anthropic. Dla klienta z EOG stroną umowy jest Anthropic Ireland. Umowa powierzenia jest częścią tych warunków, więc nie podpisujesz jej osobno. Klient jest w niej administratorem danych osobowych, a Anthropic podmiotem przetwarzającym. Przekazania danych poza EOG opierają się na standardowych klauzulach umownych.

Zastrzeżenie: Digital Vantage korzysta z modeli Anthropic i OpenAI przez API. Claude jest w tym zestawieniu dlatego, że w firmach spoza ekosystemów Microsoftu i Google to realna opcja z jawnym cennikiem netto, a nie dlatego, że go wyróżniamy.

Kiedy osobna subskrypcja ma sens, a kiedy wystarczy pakiet

Osobny asystent ma sens wtedy, gdy pakiet biurowy nie obejmuje danych, na których pracuje zespół, albo gdy firma nie ma pakietu wcale. Poniższa rama to nasza propozycja, a każdy jej warunek opiera się na tym, co dostawcy piszą o swoich planach:

• Pracujesz w Microsoft 365, a asystent ma czytać pocztę i pliki firmy. Copilot Chat tego nie robi bez licencji Microsoft 365 Copilot, więc potrzebujesz dodatku albo planu z Copilotem.
• Masz Google Workspace od Business Standard. Gemini w Dokumentach, Arkuszach i Meet jest już w cenie. Najpierw sprawdź, czy to wystarcza.
• Używasz kilku systemów naraz albo nie masz pakietu biurowego. Wtedy w grę wchodzi osobna subskrypcja: ChatGPT Business, Claude Team albo Gemini Enterprise. Każdy z nich podaje łączniki do Microsoft 365, a ChatGPT Business i Gemini Enterprise także do Dysku Google albo Google Workspace.
• Dane muszą być przechowywane w UE. ChatGPT Business tego nie zapewnia. Rezydencję danych w Europie OpenAI oferuje w ChatGPT Enterprise, Google w Gemini Enterprise Standard i Plus. Copilot dla klientów z UE działa w EU Data Boundary, o ile administrator nie włączy modeli Anthropic.
• Jesteś jednoosobową firmą. ChatGPT Business i Claude Team wymagają co najmniej dwóch stanowisk. Dla jednej osoby pierwszym krokiem jest zwykle asystent w pakiecie biurowym, jeśli z pakietu korzystasz.
• Zespół jest duży, a z AI korzysta kilka osób. Abonament płacisz za stanowisko, a nie za użycie, a w ChatGPT Business niewykorzystane stanowisko samo w sobie nie daje prawa do zwrotu. Licencje kupuj dla osób, które naprawdę pracują z asystentem.

Który model lepiej pisze po polsku albo streszcza dokumenty, sprawdź sam, na własnych zadaniach, zanim podpiszesz roczne zobowiązanie.

Zasady dla pracowników: dane, konta i AI Act

Plan firmowy nic nie da, jeśli pracownicy dalej wklejają dane klientów do prywatnych kont. Zakup asystenta i spisanie zasad to jedna decyzja.

Umowa powierzenia. Gdy pracownik wpisuje do asystenta dane osobowe w imieniu firmy, dostawca przetwarza je w imieniu firmy jako administratora. RODO w art. 28 wymaga wtedy podmiotu przetwarzającego, który zapewnia „wystarczające gwarancje”, i umowy, która go wiąże. Jak tę umowę zawierasz u każdego z czterech dostawców, opisaliśmy wyżej; w ChatGPT Business trzeba o nią wystąpić formularzem. Pytania, które warto zadać dostawcy chmury przed zakupem, zebraliśmy w tekście o bezpieczeństwie danych w chmurze.

Konto prywatne to problem. UODO przypomina, że generatywna AI przetwarza ogromne ilości danych, które „mogą być wykorzystywane do celów niezgodnych z pierwotnym życzeniem użytkownika, np. do dalszego trenowania modelu lub w celach marketingowych” (komunikat z 6.02.2025). Na koncie prywatnym firma nie ma umowy z dostawcą ani wpływu na ustawienia.

Wynik sprawdza człowiek. Europejska Rada Ochrony Danych w raporcie grupy zadaniowej ds. ChatGPT (23.05.2024) zauważa, że model może podawać zmyślone informacje, a użytkownicy biorą je za fakty, i przypomina, że zasada prawidłowości danych obowiązuje mimo to. Odpowiedź asystenta jest szkicem, za który odpowiada osoba, która go wysyła.

AI Act. Firma, której pracownicy używają asystenta w pracy, jest według art. 3 pkt 4 AI Act „podmiotem stosującym” system AI. Art. 4 w brzmieniu po zmianie z lipca 2026 roku wymaga, żeby podmiot stosujący podejmował środki wspierające rozwój kompetencji personelu w zakresie AI. Nie wymaga osiągnięcia określonego poziomu, a Komisja Europejska wyjaśnia, że nie nakłada obowiązku mierzenia wiedzy pracowników. Co jeszcze AI Act nakłada na podmiot stosujący i jakie grożą kary, opisujemy w artykule AI Act dla firmy, a kalendarz wszystkich przepisów zebraliśmy w hubie AI w firmie.

Zasady, które proponujemy spisać przed włączeniem asystenta (nasza lista, nie wymóg przepisów):

1. Tylko konta firmowe. Do danych firmy i klientów pracownicy używają wyłącznie kont w planie firmowym, z logowaniem przez firmową tożsamość.
2. Jakie dane wolno wpisywać. Ustal na piśmie, co wolno wkleić do asystenta, a czego nie, na przykład danych szczególnych kategorii czy informacji objętych umowami o poufności.
3. Tylko potrzebne łączniki. Wyłącz połączenia z pocztą, dyskami i innymi systemami, których zespół nie potrzebuje.
4. Uprawnienia przed startem. Uporządkuj dostęp do folderów i witryn.
5. Weryfikacja przed wysłaniem. Każdy wynik, który trafia do klienta albo do dokumentu, sprawdza człowiek. Model potrafi z pewnością siebie podać nieprawdę; jak wyłapywać takie halucynacje AI, opisujemy w osobnym artykule.
6. Odbieranie dostępu. Gdy pracownik odchodzi, wyłączasz mu konto w jednym miejscu, przez logowanie jednokrotne.

Konta, uwierzytelnianie dwuskładnikowe i to, gdzie naprawdę leżą dane firmy, opisujemy w tekście o ochronie danych firmowych. Jeśli firma działa w zawodzie objętym tajemnicą, na przykład adwokacką, lekarską albo bankową, wymogi dla narzędzi AI ustal z prawnikiem albo inspektorem ochrony danych.