Program księgowy dla małej firmy w 2026 roku — KPiR, ryczałt, pełna księgowość i ceny

Program księgowy dla małej firmy wybierasz w trzech krokach, a cena jest dopiero ostatnim z nich. Najpierw forma opodatkowania wyznacza ewidencję: skala podatkowa i podatek liniowy to podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR), ryczałt to ewidencja przychodów, a spółka kapitałowa albo przychody od 2,5 mln euro to księgi rachunkowe. Potem kalendarz mówi, od kiedy ta ewidencja musi być prowadzona w programie: przy JPK_V7M od 2026 roku, u pozostałych od 2027 roku. Dopiero na końcu porównujesz programy i ceny, zawsze z warunkiem rozliczenia.

Państwo programu do KPiR nie daje: Ministerstwo Finansów pisze wprost, że nie udostępnia programów do KPiR ani do ewidencji przychodów. Bezpłatna e-mikrofirma obsługuje faktury i ewidencję VAT, a po zakończeniu roku MF daje formularz do wysłania gotowej księgi.

Przepisy cytujemy według tekstów jednolitych i stron rządowych odczytanych 3 października 2026 roku. Cenniki producentów odczytaliśmy tego samego dnia. Wszystkie ceny w tekście są cenami netto.

Jaki program księgowy: najpierw forma opodatkowania i ewidencja

Rodzaj ewidencji, a więc i rodzaj programu, wynika z formy opodatkowania, a nie z wielkości firmy. Portal biznes.gov.pl w poradniku o wyborze formy opodatkowania (aktualizacja 28.01.2026) wymienia trzy formy dla działalności gospodarczej: zasady ogólne według skali (12% i 32%), podatek liniowy (19%) i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Karta podatkowa jest czwartą formą, ale od 2022 roku mogą z niej korzystać tylko ci, którzy byli na niej wcześniej i ją kontynuują.

Każdej formie odpowiada inna ewidencja:

• Skala i podatek liniowy → KPiR. Obowiązek wynika z art. 24a ust. 1 ustawy o PIT (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 592), chyba że firma musi prowadzić księgi rachunkowe.
• Ryczałt → ewidencja przychodów i wykaz środków trwałych. Art. 15 ust. 1 ustawy o ryczałcie (Dz.U. 2025 poz. 843) każe też przechowywać dowody zakupu towarów. KPiR ryczałtowiec nie prowadzi, co wprost mówi art. 24a ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT.
• Limit ryczałtu to 2 000 000 euro przychodów za poprzedni rok. W tabeli limitów MF (aktualizacja 15.12.2025) daje to na 2026 rok 8 517 200 zł, liczone po kursie 4,2586 zł z 1 października 2025 roku.

Druga oś to VAT. Czynny podatnik VAT prowadzi ewidencję VAT i wysyła ją co miesiąc jako JPK_V7M albo, przy rozliczeniu kwartalnym, jako JPK_V7K. Firma zwolniona z VAT podmiotowo (limit od 1 stycznia 2026 roku to 240 000 zł, art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) prowadzi ewidencję sprzedaży za dany dzień (art. 109 ust. 1). MF ujmuje to tak: przy zwolnieniu „nie rozliczasz tego podatku i nie wysyłasz regularnie pliku JPK_VAT z deklaracją”. Od tej różnicy zależy termin przejścia na program.

Której formy wybór się opłaca i ile wynosi przy każdej z nich składka zdrowotna, opisujemy w tekście ile kosztuje założenie firmy. Dla wyboru programu liczy się jedno: zmiana formy opodatkowania zmienia ewidencję, więc program musi obsługiwać tę, na którą przechodzisz.

Program do pełnej księgowości: kiedy księgi rachunkowe są obowiązkowe

Pełną księgowość prowadzą zawsze spółki kapitałowe i komandytowe, a jednoosobowa firma i spółki osób fizycznych dopiero od 2 500 000 euro przychodów netto za poprzedni rok. Pierwszą grupę wyznacza art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 522). Portal biznes.gov.pl wylicza ją po nazwie: spółka z o.o., akcyjna, prosta spółka akcyjna, komandytowa i komandytowo-akcyjna „bez względu na wielkość przychodów”.

Drugą grupę opisuje art. 2 ust. 1 pkt 2: osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie, „jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 500 000 euro”. Ten próg obowiązuje od 1 stycznia 2025 roku (nowelizacja Dz.U. 2024 poz. 1863). Euro przelicza się po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego (art. 3 ust. 3). W tabeli MF to „Dolny limit przychodów za rok 2025 zobowiązujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2026 r.”: 10 646 500 zł.

Część stron, także urzędowych, podaje jeszcze próg 2 mln euro. Ta kwota to dziś limit ryczałtu i limit małego podatnika, a nie granica pełnej księgowości.

Poniżej progu możesz prowadzić księgi dobrowolnie. Art. 2 ust. 2 wymaga wtedy zawiadomienia urzędu skarbowego przed rozpoczęciem roku obrotowego.

Od programu do ksiąg rachunkowych ustawa wymaga więcej niż od programu do KPiR. Firma opisuje system informatyczny w dokumentacji zasad rachunkowości, a opis ma zawierać m.in. „określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji” (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c). Program musi zapewnić „automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald” (art. 13 ust. 5). Każdy zapis ma mieć „automatycznie nadany numer pozycji” i dane osoby odpowiedzialnej za jego treść (art. 14 ust. 4). Po roku podatnik PIT prowadzący księgi rachunkowe wysyła je jako JPK do 31 lipca. Ten termin obowiązuje od 1 lipca 2026 roku (Dz.U. 2026 poz. 779) i potwierdza go strona MF o JPK_PD (aktualizacja 17.07.2026).

KPiR i ewidencja przychodów w programie: obowiązek od 2026 i od 2027 roku

Obowiązek prowadzenia KPiR i ewidencji przychodów w programie wchodzi w dwóch terminach, zależnie od tego, jak rozliczasz VAT. Wyznacza je art. 66 ust. 1 ustawy z 2021 roku wprowadzającej Polski Ład, w brzmieniu nadanym przez ustawę z 9 czerwca 2022 r. (Dz.U. 2022 poz. 1265) i przesuniętym o rok przez ustawę z 26 maja 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 1059). Złożenie obu zmian daje taki stan (nasze odczytanie):

Tak samo opisuje to MF na stronie JPK_PD. Księgi prowadzi się w programie za okresy po dacie, która zależy od grupy: „31 grudnia 2025 r. – pozostali podatnicy CIT i PIT zobowiązani do składania JPK_VAT za okresy miesięczne” oraz „31 grudnia 2026 r. – pozostali podatnicy, w tym podatnicy zobowiązani do składania JPK_VAT za okresy kwartalne”. Portal biznes.gov.pl w poradniku o KPiR (aktualizacja 05.05.2026) podaje ten sam podział.

Papierowa księga jest więc w 2026 roku nadal legalna dla części firm. Oba nowe rozporządzenia, obowiązujące od 1 stycznia 2026 roku, ją przewidują. Rozporządzenie w sprawie KPiR (Dz.U. 2025 poz. 1299) w § 5 mówi: „W przypadku prowadzenia księgi bez użycia programów komputerowych podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty”. Rozporządzenie o ewidencji przychodów (Dz.U. 2025 poz. 1294) ma taki sam przepis w § 2 ust. 3. Według biznes.gov.pl papierową KPiR mogą też nadal prowadzić osoby działające na podstawie umów agencyjnych i umów zlecenia oraz duchowni, którzy zrzekli się ryczałtu.

Po zakończeniu roku księgę wysyłasz do urzędu skarbowego jako plik: KPiR jako JPK_PKPIR, ewidencję przychodów jako JPK_EWP, a wykaz środków trwałych jako JPK_ST. Termin to dzień złożenia zeznania, czyli 30 kwietnia. Pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji (UPL-1) obejmuje też podpisanie tych plików (art. 24a ust. 1g ustawy o PIT i art. 15 ust. 13a ustawy o ryczałcie), więc może je podpisać biuro, któremu takiego pełnomocnictwa udzieliłeś.

W trakcie roku obowiązuje termin z § 11 ust. 2 rozporządzenia: przychody wpisujesz do KPiR „najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu uzyskania tych przychodów”. Biznes.gov.pl dodaje warunki dla samego programu: pisemną instrukcję obsługi, „bezzwłoczny wgląd w treść zapisów” z możliwością wydrukowania danych w porządku chronologicznym i przechowywanie danych tak, by chronić je przed zniszczeniem. To wytyczne portalu, nie cytat z rozporządzenia.

Co program księgowy musi obsłużyć co miesiąc i co roku

Program księgowy pracuje według dwóch kalendarzy: miesięcznego z terminami 20. i 25. dnia oraz rocznego z 30 kwietnia, 20 maja i 31 lipca.

Co miesiąc, do 20. dnia za miesiąc poprzedni:

• zapisy przychodów w KPiR (§ 11 ust. 2 rozporządzenia o KPiR);
• zaliczka na PIT przy skali i podatku liniowym (art. 44 ust. 6 ustawy o PIT; podatnik rozliczający się kwartalnie płaci do 20. dnia po kwartale) albo ryczałt (art. 21 ust. 1 ustawy o ryczałcie); za grudzień termin mija 20 stycznia;
• ZUS DRA i składki (ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 47). Przedsiębiorca, który płaci składki tylko za siebie, składa samą deklarację rozliczeniową, ale co miesiąc. Według biznes.gov.pl od 2022 roku z comiesięcznej DRA zwolnieni są wyłącznie duchowni, osoby składające dokumenty za nianie i osoby, które dobrowolnie podlegają ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Do 25. dnia: JPK_V7M z ewidencją i deklaracją (art. 99 ust. 1 i art. 109 ust. 3b ustawy o VAT). Przy JPK_V7K ewidencję za pierwszy i drugi miesiąc kwartału też wysyłasz do 25. dnia następnego miesiąca (art. 109 ust. 3c), a deklarację składasz za kwartał, do 25. dnia miesiąca po jego zakończeniu (art. 99 ust. 2 i 3). MF przypomina, że gdy 25. dzień wypada w sobotę albo w dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na pierwszy dzień roboczy.

Co roku:

• PIT-36, PIT-36L albo PIT-28 — od 15 lutego do 30 kwietnia (art. 45 ust. 1 i 1a ustawy o PIT, art. 21 ust. 2 pkt 2 ustawy o ryczałcie);
• JPK_PKPIR albo JPK_EWP z JPK_ST — do 30 kwietnia;
• roczne rozliczenie składki zdrowotnej w DRA za kwiecień, czyli do 20 maja. Obowiązek wynika z art. 81 ust. 2k i 2ka ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej, a ZUS (komunikat z 29.04.2026) wymienia wśród zobowiązanych osoby na skali, na liniowym i na ryczałcie;
• JPK z ksiąg rachunkowych osoby fizycznej — do 31 lipca.

Pakiety samodzielnej księgowości obiecują obsługę większości tych kroków, każdy własnymi słowami. wFirma wymienia w pakiecie Księgowość „e‑Deklaracje i e-ZUS”, „Rozliczenia roczne” i „JPK_V7”. Moduł księgowy Fakturowni obejmuje według producenta „generowanie deklaracji ZUS DRA, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M” oraz „generowanie plików JPK V7, JPK EWP, JPK PKPiR”. iFirma pisze o generowaniu plików „JPK_V7, JPK_FA, JPK_KPiR, JPK_EWP”. To opisy producentów — zakres porównujesz z kalendarzem powyżej, punkt po punkcie.

KSeF a program księgowy: faktury kosztowe trzeba pobrać

KSeF nie powiadamia o fakturach kosztowych, więc to program księgowy musi je regularnie pobierać. Najpierw terminy. Od 1 lutego 2026 roku system obowiązuje firmy, które w 2024 roku miały ponad 200 mln zł sprzedaży z VAT, a od 1 kwietnia 2026 roku wszystkich pozostałych. Do 31 grudnia 2026 roku można wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich suma z VAT w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Od 1 stycznia 2027 roku ten wyjątek znika, a za fakturę wystawioną poza KSeF wbrew obowiązkowi grozi kara pieniężna (art. 106ni ustawy o VAT, w mocy od tego dnia). Szczegóły, wyjątki i darmowe aplikacje MF opisujemy w tekście o programie do faktur.

Dla księgowości liczy się strona kosztowa. Faktury od dostawców odbierasz przez KSeF od 1 lutego 2026 roku. MF na stronie dla JDG i MŚP odpowiada wprost: „Nie, KSeF nie wysyła powiadomień. Twoje oprogramowanie (program księgowy, aplikacja) musi regularnie sprawdzać, czy pojawiły się nowe faktury”. Pierwsze pytanie do dostawcy programu brzmi więc: jak często pobiera faktury kosztowe z KSeF i czy robi to sam, bez Twojego kliknięcia.

Drugie pytanie dotyczy przerw w działaniu systemu. MF przewiduje trzy tryby offline: offline24 (fakturę dosyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego), offline przy niedostępności KSeF w czasie prac serwisowych (najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu przerwy, art. 106nh ust. 2 ustawy o VAT) i tryb awaryjny przy awarii ogłoszonej w BIP MF (7 dni roboczych od jej zakończenia). Fakturę wystawioną offline i przekazaną nabywcy poza systemem oznacza się dwoma kodami QR, a do drugiego potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2. Zapytaj dostawcę, czy program wystawi taką fakturę lokalnie i sam dośle ją do KSeF w terminie. Kody QR i same tryby szczegółowo opisujemy we wspomnianym tekście o programie do faktur.

Jeśli księgowość prowadzi biuro, nie musisz dawać dostępu każdej księgowej z osobna. MF pisze: „Możesz nadać uprawnienie całemu podmiotowi (biuru)”. Darmowa e-mikrofirma po powiązaniu z KSeF przenosi faktury „bezpośrednio do ewidencji VAT”, ale na tym jej księgowość się kończy. Jak połączyć pobieranie faktur kosztowych z resztą obiegu dokumentów, pokazujemy w tekście o automatyzacji procesów biznesowych.

Darmowy program księgowy: co naprawdę kosztuje 0 zł

Darmowego programu do KPiR albo ewidencji przychodów nie daje ani państwo, ani żaden z siedmiu producentów, których cenniki sprawdziliśmy. Ministerstwo Finansów pisze w pytaniach i odpowiedziach o JPK_PD (odpowiedź zaktualizowana 27.01.2026): „Ministerstwo Finansów nie udostępnia programów komputerowych do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów / ewidencji przychodów i ewidencji / wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w postaci elektronicznej”. I dodaje: „W powyższym zakresie nie będzie również aktualnie modyfikowana aplikacja e-mikrofirma”.

E-mikrofirma to darmowe narzędzie dla podatnika VAT. Strona MF (aktualizacja 30.09.2026) zachęca: „wystawiaj faktury, twórz ewidencję VAT i generuj pliki JPK_VAT oraz JPK_FA”. Biznes.gov.pl ujmuje jej granicę jednym zdaniem: „Nie jest jednak programem finansowo-księgowym”. Nie prowadzi KPiR, ewidencji przychodów ani rozliczeń ZUS. Po zakończeniu roku MF udostępnia bezpłatne formularze: JPK_PKPIR i JPK_ST dla prowadzących KPiR, JPK_EWP i JPK_ST dla ryczałtowców. Wprowadzasz w nich dane i wysyłasz plik, ale księgi przez cały rok w nich nie poprowadzisz — do tego MF programu nie daje.

U producentów „0 zł” oznacza fakturowanie z limitem albo okres próbny (cenniki z 3.10.2026):

• fakturowanie za darmo: iFirma do trzech faktur miesięcznie, Fakturownia w planie Micro trzy faktury, Comarch Betterfly w planie eFaktury limit 10 dokumentów, SaldeoSMART w planie Asystent e-faktur pięć faktur miesięcznie;
• okres próbny księgowości: 30 dni w wFirmie, iFirmie, inFakcie i Fakturowni, 45 dni w Symfonii eBiuro.

W wFirmie fakturowanie kosztuje 0 zł tylko razem z pakietem Księgowość albo Pełna księgowość, a osobno 25 zł netto miesięcznie. W cenniku InsERT nie znaleźliśmy bezpłatnej edycji Rachmistrza ani Rewizora. Darmowe sposoby wystawiania faktur, łącznie z aplikacjami MF do KSeF, porównujemy w tekście o programie do faktur.

Program księgowy online i stacjonarny — ceny w październiku 2026

Samodzielna KPiR albo ewidencja ryczałtu w chmurze kosztuje od 19,99 zł do 70 zł plus 15 zł netto miesięcznie, a prawie każdą z tych cen wiąże warunek rozliczenia. Kolejność poniżej to kolejność ceny, nie ranking. Wszystkie kwoty są netto, odczytane 3 października 2026 roku u producentów.

Samodzielna KPiR i ryczałt:

• [Fakturownia](https://fakturownia.pl/samodzielna-ksiegowosc), moduł Samodzielna księgowość: 19,99 zł miesięcznie „przy zakupie dostępu na 12 miesięcy”, 24,99 zł przy zakupie na jeden miesiąc. W planach Pro i Pro Plus moduł jest bezpłatny dla jednej firmy. Strona nie mówi, czy moduł można kupić bez płatnego planu fakturowego.
• [inFakt](https://www.infakt.pl/cennik/), plan Standard: 39,90 zł miesięcznie w rozliczeniu rocznym, 46,90 zł przy rozliczeniu miesięcznym. Cennik domyślnie pokazuje ceny roczne. Każdy plan inFaktu obejmuje konto firmowe prowadzone przez UniCredit.
• [Comarch Betterfly](https://www.comarchbetterfly.pl/cennik/), opcja „Księga podatkowa i ryczałt” do planu eFaktury Plus: razem 39,99 zł miesięcznie, rozliczanie roczne 479,88 zł. Ceny przy płatności co miesiąc cennik nie podaje.
• [iFirma](https://www.ifirma.pl/ksiegowosc-internetowa/), księgowość internetowa: 49 zł miesięcznie. Według artykułu pomocy iFirmy (ostatnia zmiana 10.05.2024) to cena przy płatności za 6 albo 12 miesięcy, a przy płatności miesięcznej 54 zł. Tej drugiej kwoty nie ma w aktualnym cenniku.
• [wFirma](https://wfirma.pl/cennik), pakiet Księgowość: 60 zł miesięcznie, tyle samo przy rozliczeniu rocznym i miesięcznym, z fakturowaniem w cenie.
• [Symfonia eBiuro](https://symfonia.pl/oprogramowanie/ebiuro-dla-firm/), pakiet Księgowość: 699 zł rocznie (58,25 zł miesięcznie w naszym przeliczeniu) albo 65 zł przy rozliczeniu miesięcznym.
• [Comarch ERP Optima](https://www.comarch.pl/erp/comarch-optima/cennik/) w chmurze: Księga Podatkowa 70 zł plus wymagany moduł dostępowy (Kasa/Bank Plus) 15 zł miesięcznie, razem 85 zł (nasza suma). W wersji stacjonarnej moduł Finanse Basic, obejmujący KPiR, ryczałt i rejestry VAT, kosztuje 50 zł miesięcznie za stanowisko (cennik obowiązujący od 01.10.2026).

Pełna księgowość kosztuje wyraźnie więcej. wFirma sprzedaje pakiet Pełna księgowość za 139 zł miesięcznie. Comarch ERP Optima stacjonarna to Finanse Basic 50 zł plus Finanse Pro 200 zł za stanowisko, czyli 250 zł miesięcznie (nasza suma), a w chmurze Księga Handlowa Plus 174 zł plus moduł dostępowy 15 zł. Symfonia Finanse i Księgowość zaczyna się od Pakietu Ekonomicznego za 1 620 zł rocznie dla jednego użytkownika.

Inaczej liczy się program na licencję. InsERT sprzedaje Rachmistrza nexo (KPiR i ryczałt) za 545 zł za licencję na jedno stanowisko, a Rewizora nexo (pełna księgowość) za 1 535 zł. Aktualizacje kupuje się osobno w rocznym Abonamencie: 389 zł dla Rachmistrza nexo i 729 zł dla Rewizora nexo, w obu przypadkach do trzech stanowisk. Po zakupie licencji producent daje trzy miesiące opieki z Abonamentem w cenie. W październiku 2026 roku na linię nexo PRO trwa promocja ważna do 31 października. Ceny promocyjnej nie traktujemy jako ceny programu.

Przed zakupem przeczytaj trzy zapisy w umowach. Regulamin subskrypcji Comarch ERP Optima przy miesięcznym okresie rozliczeniowym pozwala wypowiedzieć umowę „z zachowaniem sześciomiesięcznego okresu wypowiedzenia”. Moduł Podstawowy Optimy (59 zł) ma limit 20 dokumentów sprzedaży miesięcznie na licencję, a jego przekroczenie „skutkuje całkowitą blokadą logowania do systemu”. SaldeoSMART, często wymieniany obok programów księgowych, producent opisuje jako narzędzie do odczytu faktur (OCR), obiegu dokumentów i wystawiania faktur, zintegrowane z programami księgowymi. KPiR prowadzisz w programie, z którym go łączysz.

Księgowość online: sam w programie, program z księgowym czy biuro rachunkowe

„Księgowość online” to trzy różne usługi: program, w którym księgujesz sam, program z księgowym u tego samego dostawcy albo biuro rachunkowe, które pracuje we własnym programie. Pierwszy model omówiliśmy wyżej. Drugi sprzedają ci sami producenci i podają ceny w cennikach:

• [iFirma](https://www.ifirma.pl/cennik/), biuro rachunkowe dla JDG: 149 zł miesięcznie w „Pakiecie dla ryczałtowców zwolnionych z VAT”, 211 zł w pakiecie standardowym. Oba obejmują do 10 dokumentów kosztowych, każde kolejne pięć kosztuje 33 zł. Pełna księgowość zaczyna się od 650 zł za pakiet do 10 dokumentów.
• [inFakt](https://www.infakt.pl/cennik/): plan Komfort, w którym „Dedykowany księgowy prowadzi księgowość Twojej firmy”, od 220 zł miesięcznie, Premium od 699 zł, a pakiety dla spółek od 620 zł.
• Comarch Betterfly Max łączy aplikację z biurem rachunkowym, ale ceny cennik nie podaje („Wyceń indywidualnie”).

W trzecim modelu biuro rachunkowe pracuje we własnym programie. Producenci prowadzą dla biur osobne cenniki — tak robią na przykład Comarch ERP Optima i SaldeoSMART. Ty dostarczasz dokumenty albo dajesz biuru dostęp do KSeF i swojego programu do faktur.

Przepisy mówią o biurze rachunkowym mniej, niż się zwykle zakłada. Usługowe prowadzenie ksiąg nie wymaga państwowej licencji. Art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości stawia dwa warunki osobom, które wykonują tę pracę: pełną zdolność do czynności prawnych i brak skazania za wymienione przestępstwa. Art. 76h ust. 1 nakłada obowiązek ubezpieczenia OC. Minimalnej sumy ubezpieczenia nie sprawdzaliśmy.

Przy pełnej księgowości odpowiedzialność zostaje przy kierowniku jednostki, także gdy księgi prowadzi biuro, chyba że biuro przyjmie ją na piśmie (art. 4 ust. 5). Przy KPiR obowiązek ciąży na podatniku: „Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy” (§ 4 ust. 1 rozporządzenia o KPiR). Objaśnienia do rozporządzenia przewidują wprost prowadzenie księgi przez biuro rachunkowe. Jeśli księgę prowadzi biuro, a sprzedaży nie ewidencjonujesz na kasie fiskalnej, w miejscu działalności prowadzisz ewidencję sprzedaży (biznes.gov.pl). Co obejmuje odpowiedzialność biura wobec Ciebie, określa umowa. inFakt wymienia na przykład w planie Komfort „Odpowiedzialność za księgowość” i „Ubezpieczenie usług księgowych”, a zakres sprawdzasz w regulaminie.

Który model wybrać, rozstrzygną cztery pytania:

1. Czy jesteś czynnym podatnikiem VAT? VAT dokłada comiesięczny JPK_V7 i zmienia cenę pakietów z księgowym: w iFirmie pakiet za 149 zł jest tylko dla ryczałtowców zwolnionych z VAT, pozostali płacą od 211 zł.
2. Czy zatrudniasz ludzi? Kadry i płace to osobny moduł albo osobna usługa.
3. Ile masz dokumentów kosztowych miesięcznie? Pakiety z księgowym są wyceniane od liczby dokumentów.
4. Ile czasu chcesz poświęcać na księgowość i czy chcesz znać jej zasady? W samodzielnym modelu każdy błąd w zapisie jest Twój.

Jak wybrać program księgowy: lista kontrolna

Program księgowy sprawdzisz przed zakupem w jedenastu punktach, a większość z nich zweryfikujesz w okresie próbnym.

1. Ewidencja zgodna z formą opodatkowania: KPiR, ewidencja przychodów z wykazem środków trwałych albo księgi rachunkowe.
2. JPK_V7M albo JPK_V7K: generowanie i wysyłka z programu, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT.
3. Pliki po roku: eksport JPK_PKPIR albo JPK_EWP oraz JPK_ST.
4. KSeF: wysyłka faktur, częstotliwość pobierania faktur kosztowych i obsługa trybów offline.
5. Bank: integracja z rachunkiem firmowym. wFirma wymienia w pakiecie „Płatności i Bank”, iFirma — „Integracja z kontami bankowymi”.
6. ZUS: DRA co miesiąc i roczne rozliczenie składki zdrowotnej.
7. Dostęp dla księgowej: Fakturownia pisze „Nadaj bezpłatny dostęp do Fakturowni swojemu księgowemu”. Zapytaj, czy u Twojego dostawcy taki dostęp jest w cenie.
8. Eksport i przejście do innego programu: Fakturownia deklaruje eksport do programów biur rachunkowych Raks SQL i CDN Optima. Sprawdź, w jakim formacie wyjdą Twoje dane, zanim je wprowadzisz.
9. Bezpieczeństwo: logowanie dwuskładnikowe, umowa powierzenia przetwarzania danych i eksport danych na żądanie. Pod koniec września 2026 roku Fakturownia poinformowała o skopiowaniu dużej części swojej bazy danych — szczegóły opisujemy w tekście o programie do faktur. Jak zabezpieczyć konta, piszemy w artykule o ochronie danych firmy, a pytania do dostawcy chmury zebraliśmy w tekście o bezpieczeństwie danych w chmurze.
10. Warunki umowy: rozliczenie roczne czy miesięczne, okres wypowiedzenia i limity dokumentów, po których program się blokuje.
11. Wsparcie techniczne: jakimi kanałami i w jakich godzinach dostawca odpowiada, zwłaszcza przy zmianie przepisów i awarii KSeF. Producenci opisują to różnie. iFirma podaje czat, telefon i e-mail, ale zastrzega, że konsultanci „nie dokonują wyliczeń” i nie doradzają podatkowo. Comarch Betterfly wpisuje do planu eFaktury Plus pozycję „Bezpłatna infolinia”. wFirma wymienia w pakietach pozycję „Pomoc techniczna”. Zapytaj, czy wsparcie obejmuje pytania księgowe, czy tylko obsługę programu.

Jeśli prowadzisz magazyn albo produkcję, sprawdź, czy nie potrzebujesz już więcej niż programu księgowego. Kiedy mała firma potrzebuje systemu ERP, opisujemy w osobnym tekście.