Google Workspace czy Microsoft 365 — cena, plany i co dostajesz w małej firmie

Google Workspace: cena najtańszego planu dla firm, Business Starter, wynosi 31,50 zł netto za użytkownika miesięcznie, ale tylko przy rocznym zobowiązaniu. Bez zobowiązania ten sam plan kosztuje 37,80 zł (cennik Google Workspace, odczyt 2 października 2026). Microsoft 365 dla firm zaczyna się od 6,07 € netto za Business Basic przy zobowiązaniu rocznym, a w wersji bez Teams dla Europejskiego Obszaru Gospodarczego od 4,67 € (porównanie planów Microsoft 365, odczyt 2 października 2026). Oba pakiety liczą opłatę od użytkownika i oba sprzedają plany biznesowe maksymalnie dla 300 osób.

Po cenie wejścia trudno je rozróżnić. Różnice, które ważą w małej firmie, leżą gdzie indziej: w walucie i warunkach zobowiązania, w modelu miejsca na dane (wspólna pula u Google, osobny przydział na osobę u Microsoftu), w aplikacjach instalowanych na komputerze, w limitach spotkań i w tym, ile sztucznej inteligencji dostajesz w cenie. W firmie jedno- do trzyosobowej wybór rozstrzygają zwykle dwa pytania: czy klienci przysyłają Ci pliki Worda i Excela oraz czy potrzebujesz tych programów zainstalowanych na komputerze. Wszystkie ceny w tekście są netto i pochodzą z oficjalnych stron producentów.

Google Workspace cena w 2026 roku: trzy plany Business

Google podaje ceny Workspace w złotych, za jednego użytkownika miesięcznie, bez podatku. Każdy plan ma dwie ceny — z rocznym zobowiązaniem i bez niego:

Źródło: workspace.google.com, cennik PL, odczyt 2.10.2026, ceny netto za użytkownika miesięcznie.

Dwie rzeczy w tym cenniku łatwo przeoczyć. Po pierwsze, przełącznik „Roczny” jest na stronie domyślnie włączony, więc cena, którą widzisz jako pierwszą, to cena z rocznym zobowiązaniem. Po drugie, zobowiązanie roczne nie oznacza płatności z góry: „Opłaty za wszystkie abonamenty są naliczane co miesiąc”. Płacisz co miesiąc, ale zobowiązujesz się na rok. Plan elastyczny jest o 20% droższy w każdym wariancie — to nasze wyliczenie z cennika (37,80 ÷ 31,50 = 1,2).

Plany Starter, Standard i Plus można kupić „dla maksymalnie 300 użytkowników”; Enterprise nie ma dolnego ani górnego limitu. Przed zakupem możesz korzystać z 14-dniowego okresu próbnego.

Nad cennikiem jest baner z rabatem na pierwsze miesiące, opisany jako „Oferta ważna przez ograniczony czas”. Nie traktuj go jako ceny. Przypis ogranicza ofertę do nowych klientów: „Cena dla nowych klientów dotyczy tylko pierwszych 20 dodanych użytkowników przez 12 miesięcy. Po tym okresie za wszystkie konta użytkowników będzie naliczana standardowa cena”. Do budżetu wpisuj cenę standardową.

W 2025 roku Google zmienił ceny Workspace: włączył asystenta AI Gemini do planów, zamiast sprzedawać go jako osobny dodatek. Google pokazał to na przykładzie w dolarach: klient planu Business Standard z dodatkiem Gemini Business płacił wcześniej 32 USD za użytkownika miesięcznie, a po zmianie 14 USD — „only $2 more than they were paying for Workspace without Gemini” (blog Google Workspace, 15.01.2025). Nowych klientów nowe ceny objęły następnego dnia, obecnych objęły one od 17 marca 2025 roku albo od daty odnowienia planu rocznego, zależnie od tego, co nastąpi później. W aktualizacji z 28 kwietnia 2025 roku Google dopisał, że ceny dla najmniejszych firm zmienią się od 7 lipca 2025 roku. Blog podaje wyłącznie amerykańskie ceny w dolarach, więc oficjalnego zestawienia „przed i po” w złotych nie ma. Porównując dzisiejszy cennik ze starą fakturą, uwzględnij, że dzisiejsza cena zawiera Gemini, a dawna cena planu go nie obejmowała.

Microsoft 365 dla firm: cena w euro i trzy rodzaje zobowiązania

Polski sklep Microsoftu podaje ceny Microsoft 365 dla firm w euro, a przy każdej stoi dopisek „Cena nie zawiera podatku VAT”. Oficjalnego cennika w złotych na microsoft.com/pl-pl nie ma. Kwoty w złotych, które zobaczysz u resellerów, to ich ceny, nie lista Microsoftu.

Źródło: strony Business Basic, Business Standard, Business Premium i porównanie planów, odczyt 2.10.2026, ceny netto w euro za użytkownika miesięcznie.

Jeśli szukasz „Office 365 dla firm”, trafisz na te same plany: Microsoft sprzedaje je dziś pod nazwami Microsoft 365 Business Basic, Business Standard i Business Premium.

Częsty mit mówi, że Microsoft 365 trzeba opłacić za rok z góry. FAQ na stronie porównania wymienia trzy warianty:

• „Zobowiązanie miesięczne z comiesięczną płatnością: (…) płać co miesiąc i anuluj w dowolnym momencie”.
• „Zobowiązanie roczne z comiesięczną płatnością: (…) płać co miesiąc”.
• „Zobowiązanie roczne z coroczną płatnością: (…) zapłać za cały rok z góry”.

Płatność z góry to więc tylko jedna z opcji. Za elastyczność płacisz podobnie jak u Google: zobowiązanie miesięczne jest o mniej więcej 20% droższe od rocznego (nasze wyliczenie: 7,28 ÷ 6,07 ≈ 1,2). Po rozpoczęciu płatnej subskrypcji masz według Microsoftu „7 dni na jej anulowanie i otrzymanie proporcjonalnego zwrotu”.

W Europejskim Obszarze Gospodarczym Microsoft sprzedaje plany w dwóch wersjach: „Z usługą Teams” i „Bez usługi Teams”. Microsoft 365 Business Basic EOG (bez Teams) kosztuje 4,67 € przy zobowiązaniu rocznym. W tej samej zakładce są pakiety z Copilotem: Business Standard EOG (bez Teams) z Copilotem za 17,58 € i Business Premium EOG (bez Teams) z Copilotem za 24,94 €. Samego Business Standard EOG (bez Teams) zakładka nie pokazuje; jego cenę, 9,34 € przy zobowiązaniu rocznym, podaje strona planu Aplikacje Microsoft 365 dla firm. Ceny samego Business Premium EOG bez Copilota nie znaleźliśmy. W tej samej zakładce jest plan „Aplikacje Microsoft 365 dla firm” za 11,00 € przy zobowiązaniu rocznym (13,20 € przy miesięcznym), opisany jako „popularne aplikacje klasyczne, z wyjątkiem czatu i rozmów”: klasyczne wersje Worda, Excela, PowerPointa i Outlooka oraz 1 TB w chmurze na użytkownika. Zestawiając same ceny z tych stron: Business Standard EOG bez Teams jest tańszy od planu Aplikacje i ma pocztę we własnej domenie.

Ceny Microsoftu się zmieniają. Strona odsyła do FAQ o aktualizacji pakietów i cen od 1 lipca 2026 roku. Zmiana obejmuje m.in. Business Basic, Business Standard i Apps for Business; Business Premium na tej liście nie ma. Obecni klienci zobaczą nowe ceny „at their next renewal after July 1, 2026”. FAQ nie podaje kwot dla Polski. Ceny w tabeli to te, które polski sklep pokazywał 2 października 2026 roku.

Plany wejściowe obok siebie

Najczęściej porównuje się dwie pary: Workspace Business Starter z Microsoft 365 Business Basic oraz Workspace Business Standard z Microsoft 365 Business Standard.

Źródła: cenniki Google Workspace i Microsoft 365 (linki wyżej) oraz Microsoft Learn, limity Teams; odczyt 2.10.2026. Ceny netto za użytkownika miesięcznie.

Żeby porównać plany w jednej walucie, trzeba przyjąć kurs. W raporcie o kosztach narzędzi SaaS (dane zebrane 25–26 sierpnia 2026) przyjęliśmy 1 EUR = 4,30 zł. Po tym kursie Business Basic kosztuje 26,10 zł przy zobowiązaniu rocznym i 31,30 zł przy miesięcznym, a Business Standard 52,16 zł i 62,61 zł. To nasze przeliczenie, nie cena Microsoftu. Faktyczny koszt w złotych zależy od kursu w dniu płatności, bo Microsoft rozlicza się w euro. Raport ujmuje to tak: „Google Starter kosztuje 21% więcej niż Microsoft 365 Business Basic, który daje więcej” — porównanie dotyczy cen przy zobowiązaniu rocznym (31,50 zł wobec 6,07 € × 4,30).

Rachunek roczny dla firmy z trzema kontami, przy zobowiązaniu rocznym, netto (nasza arytmetyka na cenach z tabeli):

• Workspace Business Starter: 3 × 31,50 zł × 12 = 1 134 zł (bez zobowiązania: 1 360,80 zł).
• Microsoft 365 Business Basic: 3 × 6,07 € × 12 = 218,52 €, czyli 939,64 zł po kursie 4,30.
• Workspace Business Standard: 3 × 63 zł × 12 = 2 268 zł.
• Microsoft 365 Business Standard: 3 × 12,13 € × 12 = 436,68 €, czyli 1 877,72 zł po kursie 4,30.

Różnica między parami to kilkaset złotych rocznie. Na tym etapie pakiet biurowy jest jedną z mniejszych pozycji, więc ważniejsze od ceny jest to, czy plan pasuje do Twojej pracy. Gdzie pakiet wypada w kolejności zakupów nowej firmy, pokazujemy w przewodniku po technologii na start firmy.

Miejsce na pliki i pocztę

Google i Microsoft liczą miejsce na dane inaczej, i ta różnica ma znaczenie, gdy zespół pracuje nierówno. Google opisuje swój model tak: Workspace „zapewnia każdemu użytkownikowi elastyczny dostęp do miejsca na dane, którym można dzielić się w obrębie całej organizacji”. W Business Starter każdy użytkownik wnosi do wspólnej puli 30 GB, w Business Standard 2 TB, a w Business Plus 5 TB. Przy trzech kontach w Starterze daje to pulę 90 GB (nasze przeliczenie). Jeśli jedna osoba trzyma dużo plików, a dwie prawie nic, pula to wyrówna.

Microsoft przydziela miejsce każdej osobie osobno i oddziela pliki od poczty. Każdy plan biznesowy daje 1 TB w OneDrive na użytkownika. Skrzynka pocztowa ma osobny limit. Tabela porównania podaje dla Business Basic i Business Standard „100 GB przestrzeni podstawowej i 50 GB przestrzeni archiwum na użytkownika”, a dla Business Premium 100 GB i 1,5 TB archiwum (Standard i Premium są w tej tabeli pokazane w pakietach z Copilotem).

Drugie pytanie to aplikacje biurowe na komputerze. Business Standard i Business Premium pozwalają zainstalować klasyczne aplikacje Microsoft 365 „Do 5 komputerów PC lub Mac, 5 tabletów i 5 urządzeń przenośnych” na użytkownika. Business Basic to według tabeli „Tylko aplikacje internetowe i mobilne” — Word i Excel w przeglądarce i na telefonie, bez instalacji na komputerze. Cennik Google Workspace nie wymienia aplikacji biurowych instalowanych na komputerze. Jedyną pozycją „na komputer” w jego tabeli porównawczej jest „Dysk na komputer”, dostępny we wszystkich planach; w tej samej tabeli we wszystkich planach jest też „Obsługa plików pakietu Office”.

Jeśli więc potrzebujesz klasycznego Excela na laptopie, najtańszym planem Microsoftu z pocztą w domenie, który go zawiera, jest Business Standard: 12,13 € z Teams albo 9,34 € w wersji EOG bez Teams. Basic tego nie da. Gdy firmowa poczta jest Ci potrzebna osobno, a pakiet biurowy dopiero później, porównanie wszystkich miejsc, w których może stać skrzynka, i rekordów DNS, które ją uwierzytelniają, znajdziesz w tekście o poczcie firmowej. Oba pakiety zakładają adres w Twojej własnej domenie; ile kosztuje jej rejestracja i odnowienie, opisujemy w artykule o domenie i hostingu.

Spotkania wideo: Meet i Teams

Limity spotkań w obu pakietach są dla małej firmy wysokie. Różnica leży w nagrywaniu w najtańszym planie.

W Google Meet maksymalna liczba uczestników zależy od planu: 100 w Business Starter, 150 w Business Standard, 500 w Business Plus i 1000 w Enterprise. Maksymalna długość spotkania to „24 godziny” we wszystkich planach. Nagrania spotkań zapisywane na Dysku Google są dostępne od Business Standard; w Starterze tej funkcji nie ma, tak samo jak redukcji szumów.

Microsoft Teams w planach Business Basic, Standard i Premium pozwala prowadzić spotkania i rozmowy wideo „for up to 300 people”, a spotkania i wydarzenia, takie jak webinary i town halle, mają limit 30 godzin (Microsoft Learn, aktualizacja 16.07.2026, odczyt 2.10.2026). Ta sama strona podaje, że „Teams live events retired on June 30, 2026” — jeśli trafisz na stary poradnik o wydarzeniach na żywo w Teams, ta funkcja już nie istnieje.

Jeśli wybierzesz plan EOG bez Teams, Teams w nim nie dostaniesz i spotkania prowadzisz w innym narzędziu. Jeśli rozmawiasz z klientami głównie przez wideo, sprawdź to, zanim wybierzesz tańszy wariant za 4,67 €.

AI w pakiecie: Gemini i Copilot

W Workspace sztuczna inteligencja jest w cenie planu, w Microsoft 365 jej pełna wersja jest płatnym dodatkiem.

W Google Workspace Business Starter dostajesz „Asystent AI Gemini w Gmailu” i czat w aplikacji Gemini. W tabeli porównawczej pozycja „Gemini w aplikacjach Workspace” jest dla Startera oznaczona jako „Ograniczone”: Gemini w Dokumentach, Arkuszach, Prezentacjach, na Dysku, w Meet i w Google Chat jest dostępny dopiero od Business Standard. Standard opisuje Google tak: „Asystent AI Gemini w Gmailu, Dokumentach, Meet i innych usługach”, „Gemini Notebook z rozszerzonym dostępem do funkcji” i „Czatuj z AI w aplikacji Gemini z rozszerzonym dostępem do modeli i funkcji”.

W Microsoft 365 punktem wyjścia jest Copilot Chat. Według przypisu na stronie porównania jest on „dostępny bez dodatkowych kosztów dla wszystkich użytkowników rozwiązania Tożsamość Microsoft Entra z kwalifikującą subskrypcją platformy Microsoft 365”. Ten sam przypis dodaje, że do używania agentów potrzebna jest subskrypcja Azure, a ich cena zależy od użycia. Granice wyznacza FAQ: Copilot Chat „nie integruje się z aplikacjami Microsoft 365 ani zawartością organizacyjną, taką jak pliki, wiadomości e-mail lub czaty”. Asystent, który pracuje na Twoich dokumentach i poczcie, to Microsoft 365 Copilot. Według FAQ nowi klienci kupują go w planie z Copilotem, a obecni klienci z kwalifikującym się planem mogą dodać go jako dodatek.

Dodatek „Microsoft 365 Copilot dla firm” kosztuje 18,20 € za użytkownika miesięcznie przy zobowiązaniu rocznym. Do 31 grudnia 2026 roku obowiązuje cena promocyjna 15,60 €, z warunkami podanymi na stronie: „Oferta rabatowa jest dostępna w okresie od 1 lipca 2026 r. do 31 grudnia 2026 r.”, dodatek „jest dostępny wyłącznie dla obecnych klientów platformy Microsoft 365 posiadających kwalifikujący się plan dla firm”, a „Wymagane jest zobowiązanie roczne i ceny promocyjne obowiązują tylko dla pierwszego roku”.

Pakiet jest też tańszy od dodatku. Business Standard z Copilotem kosztuje 20,36 €, a Business Standard plus dodatek po cenie regularnej to 12,13 € + 18,20 € = 30,33 € (nasza arytmetyka, zobowiązanie roczne). Jeśli zakładasz firmę i wiesz, że chcesz Copilota pracującego na plikach, wybierasz od razu plan z Copilotem, bo dodatku jako nowy klient nie kupisz. Czym plan firmowy asystenta różni się od prywatnego i ile za użytkownika kosztują ChatGPT Business, Copilot i Gemini Enterprise, porównujemy w artykule ChatGPT Business, Copilot czy Gemini dla firmy.

Bezpieczeństwo i administracja

Funkcje bezpieczeństwa i administracji rosną w obu pakietach razem z ceną. Mała firma zwykle nie potrzebuje najwyższego planu, ale powinna wiedzieć, gdzie przebiegają granice.

W Google Workspace plan Business Plus dodaje „Vault umożliwia przechowywanie, archiwizowanie i wyszukiwanie danych”, „Bezpieczny LDAP”, „Zaawansowane funkcje zarządzania punktami końcowymi” i „Ulepszone mechanizmy zabezpieczeń i zarządzania”. Dopiero Enterprise wnosi „Zapobieganie utracie danych (DLP)”, „Dostęp zależny od kontekstu”, „Regiony danych Enterprise” i szyfrowanie S/MIME. Wybór regionu przechowywania danych cennik wymienia więc tylko przy Enterprise.

W Microsoft 365 wszystkie plany biznesowe mają „Automatyczne filtrowanie spamu i złośliwego oprogramowania” w ramach Exchange Online Protection. Business Premium „obejmuje również rozwiązanie Microsoft Defender dla Firm oferujące ochronę przed oprogramowaniem ransomware z automatycznym eliminowaniem zagrożeń, zaawansowane funkcje antywirusowe i narzędzia do zarządzania lukami w zabezpieczeniach” (FAQ na stronie porównania). Defender dla Firm jest też wymieniony wśród dodatków za 2,60 € miesięcznie.

Na stronach cenników ani Google, ani Microsoftu nie ma deklaracji, że pakiet „spełnia RODO”. Przy pakiecie w chmurze sprawdzasz umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) i lokalizację danych — jak to zrobić, opisujemy w tekście o bezpieczeństwie danych w chmurze. Niezależnie od wybranego pakietu włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe na koncie administratora i zaplanuj, kto odbiera dostęp, gdy ktoś odchodzi z firmy. Te zasady zbieramy w artykule o ochronie danych firmy.

Jak wybrać: pięć pytań

W małej firmie wybór rozstrzyga sposób pracy, nie lista funkcji. Odpowiedz sobie na pięć pytań, zanim kupisz pakiet dla pierwszej osoby.

1. W jakich formatach przychodzą do Ciebie pliki od klientów? Jeśli pracujesz na dokumentach i arkuszach, które klienci przysyłają w formatach Worda i Excela, i odsyłasz je z poprawkami, sprawdź w okresie próbnym, jak wygląda ta praca w każdym pakiecie. Google wpisuje do tabeli planów „Obsługę plików pakietu Office”, ale nie opisuje tam, jak wygląda edycja takich plików.
2. Czy potrzebujesz aplikacji biurowych zainstalowanych na komputerze? Jeśli tak, wśród omawianych planów z pocztą w domenie dają je Microsoft 365 Business Standard i Premium. Business Basic i cennik Workspace ich nie obejmują. Gdy wystarczają Ci same programy, a pocztę masz gdzie indziej, jest plan „Aplikacje Microsoft 365 dla firm” za 11,00 €, choć Business Standard EOG bez Teams kosztuje mniej (9,34 €) i ma pocztę.
3. Jak rozkłada się miejsce na dane w zespole? Wspólna pula Workspace wyrównuje nierówne zużycie między osobami. Przydział Microsoftu daje każdemu dużo miejsca na pliki (1 TB) i osobny limit na skrzynkę.
4. Czy nagrywasz spotkania i ile osób w nich uczestniczy? W Workspace nagrywanie zaczyna się od Business Standard. W Teams limit wynosi 300 osób w każdym z trzech planów biznesowych z Teams, ale wariant EOG bez Teams spotkań w Teams nie daje.
5. Ile AI chcesz mieć w cenie i jaka waluta Ci odpowiada? Gemini w Dokumentach i Meet jest w cenie Workspace od Business Standard. W Microsoft 365 asystent pracujący na plikach jest płatny osobno. Ceny Google są w złotych, Microsoftu w euro, więc koszt planu Microsoftu w złotych zmienia się razem z kursem.

Jeśli w trakcie pracy zmienisz zdanie, przenosiny nie muszą być ręczne: Business Standard w Workspace zawiera „Narzędzie Google Workspace Migrate do migracji danych”. Gdy potrzebujesz na początek tylko adresu w domenie, a pakiet biurowy może poczekać, zacznij od tekstu o poczcie firmowej. To, co kosztuje firma w pierwszym roku poza technologią, opisujemy w artykule o kosztach założenia firmy.