Program do faktur w 2026 roku — KSeF, darmowe narzędzia i płatne plany

Program do faktur w 2026 roku to przede wszystkim klient Krajowego Systemu e-Faktur. Od 1 kwietnia 2026 roku faktury w KSeF wystawiają wszyscy przedsiębiorcy poza najmniejszymi, a od 1 stycznia 2027 roku — bez wyjątków. Sam KSeF nic nie kosztuje, a Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne aplikacje do wystawiania i odbierania faktur. Płatny program nie jest więc warunkiem wejścia do systemu. Sprzedaje wygodę: automatyczne pobieranie faktur kosztowych (KSeF sam nikogo o nich nie powiadamia), integracje ze sklepem i bankiem, księgowość, magazyn, kilku użytkowników.

Dlatego program do fakturowania wybierasz po dwóch pytaniach, a nie po marce: ile faktur wystawiasz w miesiącu i czy chcesz prowadzić księgowość sam, czy oddać ją biuru. Darmowe plany komercyjnych programów mają limity — na przykład trzy faktury — które przy pierwszych klientach wystarczą, a przy regularnej sprzedaży przestają. Liczy się też bezpieczeństwo danych: pod koniec września 2026 roku incydent dotknął Fakturownię, jeden z popularnych programów.

KSeF: kto, od kiedy i z jakim wyjątkiem

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje dziś niemal każdą firmę, która wystawia faktury B2B. Ministerstwo Finansów opisuje go na stronie Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF (odczyt 2.10.2026): „Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wszedł etapami: od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT), od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł”. Od 1 stycznia 2027 roku KSeF jest obowiązkowy także dla tych, którzy korzystali z tego wyjątku.

Wyjątek 10 000 zł działa według kilku reguł, które MF wyjaśnia na stronie Poniżej 10 000 zł:

• Liczy się suma z VAT na fakturach, które musiałyby trafić do KSeF. Nie wliczasz faktur z kasy fiskalnej, paragonów z NIP do 450 zł ani faktur dla konsumentów.
• Miesiąc wyznacza data wystawienia faktury.
• Po przekroczeniu limitu wchodzisz do KSeF od faktury, którą go przekroczyłeś. Gorszy kolejny miesiąc niczego nie odwraca: „Fakt nieprzekroczenia limitu w trzecim miesiącu pozostaje już bez znaczenia”.
• Faktury z kasy fiskalnej i paragony z NIP do 450 zł zostają poza KSeF do 31 grudnia 2026 roku.

Forma prawna nie zwalnia z KSeF. Na stronie dla JDG i MŚP MF pisze wprost: „Forma prawna nie ma znaczenia”. Faktury w systemie wystawia każdy podatnik, czynny i zwolniony z VAT, który ma obowiązek wystawić fakturę. Jednoosobowa działalność nie jest tu traktowana inaczej niż spółka.

Odbieranie faktur przez KSeF obowiązuje wszystkich od 1 lutego 2026 roku. MF dodaje, że faktura z KSeF nie wymaga akceptacji odbiorcy: jest uznana za otrzymaną, gdy system nada jej numer. Faktury dla konsumentów są poza obowiązkiem — według strony dla konsumentów i osób fizycznych wystawianie faktur B2C w KSeF „jest dobrowolne”. Dobrowolne jest też wystawianie przez KSeF faktur na osobę prowadzącą firmę, jeśli dotyczą jej prywatnych zakupów.

Jeszcze jedna data dotyczy płatności, nie wystawiania. Od 1 stycznia 2027 roku stosuje się art. 108g ustawy o VAT (MF podaje tę datę): czynny podatnik VAT, który płaci przelewem za fakturę z KSeF innemu czynnemu podatnikowi VAT, podaje w tytule przelewu jej numer KSeF albo identyfikator zbiorczy nadany przez system.

Darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów

Do wystawiania faktur w KSeF nie potrzebujesz płatnego programu. Na pytanie, czy trzeba go mieć, MF odpowiada: „Nie. Ministerstwo Finansów zapewnia bezpłatne narzędzia”. Wymienia tam dwie aplikacje KSeF, a na stronie dla JDG i MŚP dodaje trzecią drogę:

• Aplikacja Podatnika KSeF (wersja online) służy według MF do „korzystania z systemu, zarządzania uprawnieniami, tokenami i docelowo również certyfikatami KSeF, podgląd faktur oraz pobranie UPO”.
• Aplikacja Mobilna KSeF, dostępna od 1 lutego 2026 roku, pozwala na „wystawianie i odbieranie faktur w systemie przy użyciu smartfona, podgląd faktur oraz utworzenie wersji roboczej faktury”.
• e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym. Po powiązaniu konta z KSeF podatnik „może wystawiać i odbierać faktury w systemie oraz przenosić je bezpośrednio do ewidencji VAT”.

Do KSeF logujesz się Podpisem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią kwalifikowaną, tokenem albo certyfikatem KSeF. Sam PESEL nie wystarcza.

Najważniejsze ograniczenie dotyczy faktur kosztowych. MF pisze: „KSeF nie wysyła powiadomień. Twoje oprogramowanie (program księgowy, aplikacja) musi regularnie sprawdzać, czy pojawiły się nowe faktury”. Przy darmowych aplikacjach MF to sprawdzanie robisz sam, logując się do systemu. Faktura jest uznana za otrzymaną z chwilą nadania numeru w KSeF, więc nie czeka, aż ją zauważysz.

Na awarie i przerwy MF przewiduje tryby offline. W trybie offline24, z którego według MF można korzystać także bez problemów z internetem, fakturę trzeba dosłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. W trybie niedostępności KSeF — najpóźniej dzień po zakończeniu przerwy. W trybie awaryjnym, ogłaszanym w BIP MF, masz 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Czego narzędzia MF nie robią? Nie przypominają klientom o płatnościach i nie łączą się ze sklepem ani z bankiem. Nie prowadzą też księgowości poza ewidencją VAT w e-mikrofirmie. Dla firmy, która wystawia kilka faktur miesięcznie i sama pilnuje płatności, często wystarczą. Gdy zaczyna brakować któregoś z tych elementów, wtedy płatny program zaczyna się zwracać.

Co musi zawierać faktura

Obowiązkowe elementy faktury wylicza art. 106e ust. 1 ustawy o VAT — cytujemy go według najnowszego tekstu jednolitego, Dz.U. 2026 poz. 1263 (stan prawny na 26.08.2026). W zwykłej sprzedaży krajowej na fakturze muszą się znaleźć:

1. data wystawienia;
2. kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który „w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”;
3. imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
4. NIP sprzedawcy i NIP nabywcy;
5. data dostawy, wykonania usługi albo otrzymania zapłaty, jeśli różni się od daty wystawienia;
6. nazwa (rodzaj) towaru lub usługi, miara i ilość albo zakres usług;
7. cena jednostkowa netto, rabaty nieujęte w cenie i wartość sprzedaży netto;
8. stawka VAT, suma netto w podziale na stawki i kwota podatku w podziale na stawki;
9. kwota należności ogółem.

Niektóre transakcje wymagają dodatkowych oznaczeń: „metoda kasowa”, „samofakturowanie”, „odwrotne obciążenie”. Napis „mechanizm podzielonej płatności” jest obowiązkowy, gdy kwota należności przekracza 15 000 zł, a faktura dla podatnika obejmuje towary lub usługi z załącznika nr 15. Przy sprzedaży zwolnionej z VAT faktura musi wskazywać podstawę prawną zwolnienia, na przykład art. 113 ust. 1 albo 9 ustawy.

Przy małych kwotach przepis pozwala na fakturę uproszczoną. Jeśli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro, faktura może nie zawierać nazwy i adresu nabywcy ani części danych o cenach i wartościach. Musi jednak pozwalać ustalić kwotę podatku dla każdej stawki (art. 106e ust. 5 pkt 3). Ust. 6 wyklucza z tej możliwości m.in. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów i sprzedaż, na której nie podaje się NIP nabywcy.

Faktura poza KSeF: kody QR

Gdy fakturę z KSeF przekazujesz nabywcy poza systemem, na jej wizualizacji musi być kod QR. Dotyczy to na przykład pliku PDF dla konsumenta albo klienta spoza UE. MF opisuje go tak: „Kod QR to specjalny znak graficzny umieszczany na wizualizacji faktury. Pozwala w prosty sposób sprawdzić czy dokument znajduje się w systemie, a po wpisaniu dodatkowych danych pobrać go z KSeF”.

Liczba kodów zależy od trybu, w jakim wystawiono fakturę. Faktura wystawiona online albo dosłana już do KSeF ma jeden kod QR z napisem w postaci numeru KSeF. Faktura wystawiona offline i jeszcze niedosłana ma dwa. Pierwszy, z napisem „OFFLINE”, daje dostęp do faktury i weryfikację jej danych. Drugi, z napisem „CERTYFIKAT”, „umożliwia weryfikację tożsamości wystawcy”. Do tego drugiego kodu potrzebny jest wcześniej wygenerowany certyfikat KSeF typu 2.

W praktyce oznacza to jedno: program do faktur musi umieć wygenerować wizualizację z kodem QR. Jeśli korzystasz z trybów offline, musi też obsługiwać certyfikat do drugiego kodu. Sprawdź to przed wyborem, zwłaszcza gdy sprzedajesz konsumentom albo za granicę.

Faktura, gdy nie jesteś płatnikiem VAT

Firma zwolniona z VAT podmiotowo nie musi wystawiać faktur z własnej inicjatywy, ale musi na żądanie klienta. Art. 106b ust. 2 ustawy o VAT mówi: „Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9…”. Ust. 3 dodaje: „Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę” — także dla takiej sprzedaży zwolnionej, jeśli klient zgłosi żądanie w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca dostawy, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty.

Jeśli taką fakturę wystawiasz, trafia ona do KSeF. MF zalicza do objętych systemem każdego podatnika „czynnego i zwolnionego”, który wystawia fakturę. Do końca 2026 roku zwolniony podatnik może jeszcze skorzystać z wyjątku 10 000 zł miesięcznie. Od 2027 roku ta ulga znika. Na fakturze trzeba wtedy podać podstawę zwolnienia, opisaną w poprzedniej sekcji.

Gdy przepisy nie wymagają faktury, na żądanie klienta wystawiasz rachunek. Reguluje go Ordynacja podatkowa, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 622. Art. 87 § 1 nakłada obowiązek wystawienia rachunku „na żądanie kupującego lub usługobiorcy”. Masz na to 7 dni (§ 3). Obowiązek nie istnieje, jeśli żądanie przyszło po upływie 3 miesięcy od sprzedaży (§ 4). Art. 88 § 1 wymaga numerowania rachunków po kolei i przechowywania kopii do przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Od 1 stycznia 2026 roku limit zwolnienia z VAT wynosi 240 000 zł. Jak się go liczy przy starcie w trakcie roku, kiedy przestaje obowiązywać i kogo w ogóle nie obejmuje — piszemy w tekście ile kosztuje założenie firmy.

Darmowy program do faktur: co dają darmowe plany

Darmowy program do faktur z KSeF istnieje, ale „darmowy” w ofercie komercyjnej oznacza limit. Trzy z czterech popularnych programów mają plan za 0 zł i każdy z nich obejmuje KSeF. Różnią się tym, co ogranicza ten plan: liczba faktur, częstotliwość pobierania kosztów albo zakres funkcji. Stan cenników z 2 października 2026 roku:

• [Fakturownia](https://fakturownia.pl/cennik), plan Micro: 0 zł netto, limit 3 faktur miesięcznie, „Integracja z KSeF”, jeden użytkownik. Uwaga na incydent bezpieczeństwa z 27–28 września 2026 roku, opisany niżej.
• [iFirma](https://www.ifirma.pl/cennik): bezpłatne fakturowanie do 3 faktur miesięcznie. Producent deklaruje „Pełną integrację z KSeF w każdym pakiecie”.
• inFakt, plan „inFakt KSeF”: 0 zł netto dla nowych klientów, bez limitu dokumentów, z wysyłką do KSeF i pobieraniem kosztów. Na darmowym planie koszty pobierane są raz w tygodniu, na płatnych co 15 minut. To dane z naszego zbioru do raportu kosztów narzędzi SaaS z 26 sierpnia 2026 roku — cennika inFaktu nie udało się ponownie odczytać, więc sprawdź go przed wyborem.

Czwarty popularny program, [wFirma](https://www.wfirma.pl/cennik/zarzadzanie-sprzedaza), planu za 0 zł nie ma. Pakiet „Fakturowanie i CRM” (integracja z KSeF, „Użytkownicy bez limitu”, JPK_FA, drukarki fiskalne online) kosztuje 25 zł netto miesięcznie, a bez dopłaty dostajesz go tylko razem z pakietem Księgowość albo Pełna księgowość.

Limit trzech faktur wystarczy na pierwsze tygodnie działalności, ale firma z kilkoma stałymi klientami szybko go przekroczy. Rozliczenie inFaktu pokazuje inny rodzaj ograniczenia. Skoro KSeF nie powiadamia o fakturach kosztowych, częstotliwość ich pobierania decyduje, jak szybko zobaczysz fakturę od dostawcy. Raz w tygodniu to wolniej niż kilka razy dziennie.

W raporcie kosztów narzędzi SaaS zapisaliśmy, że KSeF „kosztuje 0 zł”. To zdanie jest prawdziwe bez zastrzeżeń dla narzędzi Ministerstwa Finansów, które nie podają limitu faktur. W programach komercyjnych 0 zł oznacza „0 zł do pewnej granicy”. Tę granicę sprawdzasz w cenniku przed wyborem, a nie po pierwszym zablokowanym wystawieniu.

Płatne plany: za co płacisz

Ceny płatnych planów rosną wraz z czterema rzeczami: liczbą faktur, liczbą użytkowników, księgowością i magazynem. Wszystkie kwoty poniżej to ceny netto za miesiąc według cenników z 2 października 2026 roku:

• Fakturownia: Start 12,49 zł, Standard 28,46 zł, Pro 49,99 zł, Pro Plus 83,46 zł. Cennik zastrzega: „Wszystkie podane ceny są cenami netto dla planu na 12 m-cy”. Okres próbny trwa 30 dni.
• wFirma: Fakturowanie i CRM 25 zł, Magazyn 40 zł. Kwoty są takie same przy rozliczeniu rocznym i miesięcznym. Na start producent daje 30 dni za darmo.
• iFirma: Faktura+ „w cenie 12,50 zł/mies. przy płatności za 12 miesięcy”. Pełny cennik „Obowiązuje od usług realizowanych w 09/2026”.

Fakturownia i iFirma podają ceny przy płatności za 12 miesięcy. Jeśli wolisz płacić co miesiąc, sprawdź cenę w cenniku przed zakupem — Fakturownia nie podaje jej obok ceny rocznej.

Ceny w tej kategorii rozjeżdżają się z prostego powodu: pod jedną nazwą „program do faktur” sprzedawane są trzy różne produkty. Pierwszy to samo fakturowanie, które w wersji podstawowej bywa darmowe albo kosztuje od kilkunastu do 25 zł miesięcznie. Drugi to samodzielna księgowość, w której program prowadzi ewidencję, a odpowiedzialność zostaje po Twojej stronie. Trzeci to biuro rachunkowe w pakiecie, gdzie płacisz za pracę księgowej i dlatego ceny zaczynają się od ponad stu złotych. Porównuj więc plany z tej samej grupy, nie najtańszy plan jednego producenta z najdroższym drugiego. Ceny samodzielnej księgowości i pakietów z księgową u tych samych producentów zestawiamy w tekście program księgowy dla małej firmy.

Dane w programie do faktur: incydent i co sprawdzić

Program do faktur przechowuje dane Twoich klientów, a jego bezpieczeństwo jest częścią wyboru. Dobrze to widać na przykładzie z września 2026 roku. Fakturownia opublikowała komunikat o incydencie („Aktualizacja nr 1 z 01.10.2026, godz. 16:00”, stan sprawdzony ponownie 2 października 2026 roku). Napisała w nim: „Osoba nieuprawniona uzyskała dostęp do naszych systemów i skopiowała dużą część bazy danych na własne serwery. Nieuprawniony dostęp trwał od 27.09.2026, ok. godz. 3:20, do 28.09.2026, ok. godz. 17:45”. Firma dodaje: „Incydent dotyczy każdego konta w Fakturowni”.

Według komunikatu pobrane zostały m.in. dane kont i użytkowników, zaszyfrowane hasła, tokeny API i kwoty z faktur z całego okresu. Zakres pozostałych danych, takich jak kontrahenci czy pełna treść faktur, zależy od daty ich wprowadzenia. Fakturownia zgłosiła naruszenie Prezesowi UODO oraz incydent CERT Polska i Policji 29 września 2026 roku. Od 1 października wysyła indywidualne zawiadomienia e-mailem. Użytkownikom radzi: „ustaw nowe hasło do Fakturowni, wpisz nowe klucze API w integracjach i każdą prośbę o przelew na zmieniony rachunek potwierdzaj telefonicznie pod znanym wcześniej numerem”.

Wniosek dotyczy każdego dostawcy, nie jednego. Dane kontrahentów, które wprowadzasz do programu, powierzasz dostawcy do przetwarzania. Fakturownia w swoim komunikacie sama rozróżnia dane, których jest administratorem, od danych powierzonych przez klientów. Przed wyborem programu sprawdź trzy rzeczy:

• czy konto można zabezpieczyć logowaniem dwuskładnikowym;
• czy dostawca zawiera umowę powierzenia przetwarzania danych;
• czy możesz w każdej chwili wyeksportować swoje faktury i kontrahentów.

Jak zabezpieczyć konta firmowe, opisujemy w tekście o ochronie danych firmy. Pytania do dostawcy usługi w chmurze zebraliśmy w artykule o bezpieczeństwie danych w chmurze.

Jak wybrać program do faktur: lista kontrolna

Program do wystawiania faktur wybierzesz najszybciej, odpowiadając na sześć pytań w tej kolejności:

1. Ile faktur wystawiasz miesięcznie? Przy kilku fakturach darmowe narzędzia MF albo darmowy plan wystarczą. Przy regularnej sprzedaży limit trzech faktur w Fakturowni i iFirmie przestanie wystarczać.
2. Komu sprzedajesz? Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF. Przy sprzedaży B2B system jest obowiązkowy, a przy wysyłce PDF poza KSeF potrzebny jest kod QR.
3. Kto prowadzi księgowość? Jeśli robi to biuro rachunkowe, wystarczy program do fakturowania, z którego księgowa pobierze dane. Jeśli robisz to sam, porównuj pakiety z samodzielną księgowością.
4. Jak szybko chcesz widzieć faktury kosztowe? KSeF nie wysyła powiadomień, więc liczy się częstotliwość pobierania w programie.
5. Z czym program ma się łączyć? Sklep, bank, magazyn i drukarka fiskalna to typowe powody, żeby przejść na płatny plan.
6. Ile osób będzie wystawiać faktury? Darmowy plan Fakturowni ma jednego użytkownika, a płatny pakiet „Fakturowanie i CRM” w wFirmie nie ma limitu użytkowników.

Program do faktur to zwykle pierwsza aplikacja w nowej firmie, ale nie jedyna. Gdy zapytań przybywa i trzeba pamiętać, kto o co pytał, przychodzi czas na CRM dla małej firmy. Jeśli chcesz, żeby faktury kosztowe z KSeF same trafiały do księgowości albo arkusza, zajrzyj do tekstu o automatyzacji procesów biznesowych. Ma on osobną część o KSeF. Kolejność pozostałych zakupów technologicznych — domeny, poczty, pakietu biurowego — opisujemy w przewodniku technologia w nowej firmie.