Ile kosztuje założenie firmy w 2026 roku — ZUS, składka zdrowotna, VAT i kasa fiskalna

Ile kosztuje założenie firmy? Sama rejestracja jednoosobowej działalności w CEIDG kosztuje 0 zł. Pieniądze zaczynają płynąć dopiero po rejestracji, a największą pozycją pierwszego roku nie jest sprzęt ani oprogramowanie, tylko składki. Składka zdrowotna jest należna od pierwszego miesiąca, także wtedy, gdy korzystasz z ulgi na start. Składki społeczne przez pół roku wynoszą zero, potem rosną w dwóch krokach.

Druga grupa kosztów to obowiązki, które pojawiają się albo nie, zależnie od tego, co i komu sprzedajesz. Limit zwolnienia z VAT decyduje, czy rejestrujesz się jako czynny podatnik VAT. Rodzaj działalności i sprzedaż konsumentom decydują, czy potrzebujesz kasy fiskalnej. Rachunek bankowy będzie Ci potrzebny, ale nie zawsze musi być firmowy.

Technologia na start jest najmniejszą i najlepiej kontrolowaną częścią tego rachunku. Poniżej przechodzimy przez każdą pozycję na stawkach z 2026 roku, z linkiem do źródła przy każdej kwocie. Wszystkie kwoty i przepisy sprawdziliśmy 2 października 2026 roku. Rachunek przykładowy pierwszych 12 miesięcy jest naszym rachunkiem, nie wyliczeniem urzędu.

Rejestracja w CEIDG: 0 zł

Wpis do CEIDG nic nie kosztuje. Strona biznes.gov.pl Zarejestruj działalność gospodarczą w CEIDG mówi to wprost: „Złożenie wniosku o wpis do CEIDG jest BEZPŁATNE!”. Wpis pojawia się „nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu wniosku o wpis”, a na wpis nie musisz czekać: „Działalność gospodarczą możesz podjąć już w dniu złożenia wniosku o wpis do CEIDG”.

Do złożenia wniosku przez internet potrzebujesz podpisu elektronicznego. biznes.gov.pl wymienia Profil Zaufany albo podpis kwalifikowany i dodaje, że „Profil Zaufany to bezpłatne narzędzie”. Strona ou736 dopuszcza też podpis osobisty, a wniosek złożysz także w aplikacji mObywatel, w usłudze Firma. Wersja w mObywatelu ma ograniczenia: rejestrację jako podatnik VAT i zgłoszenie do ubezpieczeń w ZUS strona każe załatwić przez biznes.gov.pl. Przy wniosku internetowym nie skorzystasz z pełnomocnika.

Jeden wniosek uruchamia kilka urzędów naraz. Według biznes.gov.pl „System sam przygotuje wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców, wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń oraz zgłoszenie do ZUS lub KRUS, GUS i urzędu skarbowego”. Jeśli nie masz jeszcze numerów, dostaniesz je automatycznie: „NIP w ciągu 1 dnia roboczego, REGON w ciągu 7 dni”. Do ubezpieczeń w ZUS zgłaszasz się w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności.

Zanim zarejestrujesz firmę, sprawdź, czy w ogóle musisz. Działalność nierejestrowana jest dopuszczalna, jeśli przychód nie przekracza w żadnym kwartale 225% minimalnego wynagrodzenia, a przez ostatnie 60 miesięcy nie prowadziłeś działalności gospodarczej (Prawo przedsiębiorców, art. 5 ust. 1). biznes.gov.pl podaje kwotę na 2026 rok: „Limit kwartalnych przychodów dla działalności nierejestrowej w 2026 roku wynosi 10813,50 zł”. Jeśli zaczynasz od sklepu internetowego, kroki rejestracji pod handel online opisujemy w tekście jak założyć sklep internetowy.

Składki ZUS: od zera do pełnej stawki

Składki społeczne nowej jednoosobowej firmy rosną w trzech krokach: 0 zł przez 6 miesięcy, obniżone przez 24 miesiące, potem pełne albo Mały ZUS Plus. Każdy etap opisuje osobna strona biznes.gov.pl, a kwoty podaje ZUS w informacji o wysokości składek w 2026 roku z 2 lutego 2026 roku.

Etap 1: ulga na start, miesiące 1–6. Według biznes.gov.pl „Ulga zwalnia przez sześć pełnych miesięcy od rozpoczęcia działalności z płacenia składek: na ubezpieczenia społeczne, czyli ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe; na Fundusz Pracy; na Fundusz Solidarnościowy. Ulga na start nie dotyczy ubezpieczenia zdrowotnego”. Skorzystasz z niej, jeśli prowadzisz firmę jednoosobową albo jesteś wspólnikiem spółki cywilnej, zaczynasz działalność po raz pierwszy albo po co najmniej 60 miesiącach od zawieszenia lub zamknięcia poprzedniej i nie pracujesz dla byłego pracodawcy w zakresie tego, co robiłeś u niego na etacie w bieżącym lub poprzednim roku. Miesiąc rozpoczęty w trakcie nie wlicza się do sześciu; strona podaje przykład firmy założonej 7 lutego 2025 roku, której ulga upłynęła 31 sierpnia 2025 roku. Z ulgi korzystasz, zgłaszając się w ZUS w ciągu 7 dni tylko do ubezpieczenia zdrowotnego, z kodem zaczynającym się od 05 40.

Zero składek ma swoją cenę, i biznes.gov.pl opisuje ją wprost. Na uldze na start „nie otrzymasz świadczeń, które przysługują z ubezpieczenia chorobowego”, czyli zasiłku chorobowego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku macierzyńskiego i opiekuńczego. Do tego „Okres objęty Ulgą na start, w którym nie będziesz opłacać składek na ubezpieczenie emerytalne, nie będzie uwzględniony przy ustalaniu prawa do emerytury (nie wlicza się do okresu składkowego) i nie podwyższy wysokości otrzymywanego w przyszłości świadczenia emerytalnego”. Z ulgi możesz zrezygnować w dowolnym momencie przed upływem 6 miesięcy. ZUS dodaje, że wtedy płacisz składki od podstawy nie niższej niż 30% minimalnego wynagrodzenia.

Etap 2: preferencyjne składki, miesiące 7–30. biznes.gov.pl opisuje drugi krok: „nowe firmy jednoosobowe lub wspólnicy spółki cywilnej mogą przez pełne 24 miesiące kalendarzowe płacić niższe składki”, a „W 2026 roku obniżona podstawa to 30% z 4806 zł, czyli 1 441,80 zł”. Według ZUS daje to 456,18 zł miesięcznie z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym albo 420,86 zł bez niego, bez składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, gdy firma jest jedynym tytułem do ubezpieczeń. Warunki są podobne jak przy uldze na start. Odpada każdy, kto w ostatnich 60 miesiącach prowadził działalność gospodarczą albo działalność twórczą lub artystyczną, a także każdy, kto był w tym czasie wspólnikiem spółki jawnej, komandytowej, partnerskiej lub jednoosobowej spółki z o.o.

Etap 3: Mały ZUS Plus albo pełne składki, od miesiąca 31. Mały ZUS Plus to podstawa zależna od dochodu z poprzedniego roku, która według ZUS „nie może być niższa niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia i nie wyższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego”. biznes.gov.pl stawia dwa warunki: przychody z poprzedniego roku „nie przekroczyły 120 000 zł”, a działalność trwała w nim co najmniej 60 dni. Dodaje też dwa wykluczenia ważne dla nowej firmy: Małego ZUS Plus nie możesz płacić „w pierwszym roku prowadzenia działalności” ani wtedy, gdy masz prawo do obniżonej podstawy 30%. Dlatego w typowej ścieżce pojawia się on dopiero po 24 miesiącach preferencji. Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje nowy limit: składki z tej ulgi „będzie można płacić maksymalnie przez 36 miesięcy w każdym okresie 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia działalności gospodarczej”. Zapisuje go art. 18c ust. 11a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dodany ustawą deregulacyjną z 21 maja 2025 roku. Z Małego ZUS Plus wyłączone są między innymi wolne zawody.

Bez Małego ZUS Plus płacisz pełne składki od podstawy 5 652 zł, czyli 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia na 2026 rok (9 420 zł). Według ZUS to 1 926,76 zł miesięcznie razem z Funduszem Pracy i Solidarnościowym albo 1 788,29 zł bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. ZUS liczy te kwoty przy stopie wypadkowej 1,67%, która może się różnić zależnie od wielkości firmy i branży.

Składka zdrowotna w 2026 roku

Składki zdrowotnej nie obniża żadna z trzech ulg, więc to ona jest stałym kosztem firmy od pierwszego miesiąca. ZUS wymienia osoby korzystające z ulgi na start wśród płacących tę składkę, a biznes.gov.pl przy uldze na start pisze: „masz obowiązek zarejestrować się do ubezpieczenia zdrowotnego i opłacać co miesiąc składkę zdrowotną”. Mały ZUS Plus też jej nie obejmuje. Wysokość zależy od formy opodatkowania, którą wybierasz przy rejestracji.

Według biznes.gov.pl nowa firma ma do wyboru trzy formy: skalę podatkową (12% i 32%), podatek liniowy (19%) albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Karty podatkowej nie wybierzesz: „jeśli dopiero zakładasz działalność, nie możesz wybrać karty podatkowej”. Ta sama strona zastrzega, że ryczałt „nie zawsze będzie możliwy”, bo niektórych działalności nie można tak opodatkować. Forma wyznacza też ewidencję: przy skali i podatku liniowym prowadzisz KPiR, przy ryczałcie ewidencję przychodów, a jak dobrać do nich program księgowy, piszemy osobno.

Kwoty składki zdrowotnej podajemy za ZUS, a stawki procentowe przy skali i podatku liniowym za biznes.gov.pl:

• Skala podatkowa: 9% dochodu. Podatek liniowy: 4,9% dochodu. Podstawę ustala się z dochodu z poprzedniego miesiąca, ale w roku składkowym od 1 lutego 2026 do 31 stycznia 2027 roku nie może być niższa niż 4 806 zł, czyli 100% minimalnego wynagrodzenia. Stąd minimalna składka: 432,54 zł za każdy miesiąc od lutego 2026 do stycznia 2027 roku. Za styczeń 2026 roku, ostatni miesiąc poprzedniego roku składkowego, minimum wynosiło 314,96 zł.
• Ryczałt: 9% stałej podstawy, zależnej od przychodu osiągniętego od początku roku. Do 60 000 zł składka wynosi 498,35 zł, od 60 000 do 300 000 zł 830,58 zł, a powyżej 300 000 zł 1 495,04 zł miesięcznie.

Przy niskich dochodach na początku działalności skala i podatek liniowy oznaczają w praktyce składkę minimalną, 432,54 zł. Ryczałt w najniższym progu kosztuje 498,35 zł, a jego wysokość nie zależy od dochodu, tylko od przychodu narastająco. Wybór formy opodatkowania jest więc także wyborem wysokości składki zdrowotnej. Obie kwoty dotyczą jednak tylko składki, a nie podatku; który wariant wychodzi taniej łącznie, zależy od Twoich kosztów i marży.

Rachunek przykładowy: ile kosztuje założenie firmy w pierwszym roku

Poniższy rachunek to nasza arytmetyka na kwotach z ZUS i biznes.gov.pl, a nie wyliczenie urzędu. Przyjmujemy cztery założenia. Zakładasz jednoosobową działalność pierwszy raz i spełniasz warunki ulgi na start. Startujesz pierwszego dnia miesiąca, więc pierwszy miesiąc wlicza się do sześciu miesięcy ulgi. Płacisz minimalną składkę zdrowotną. Wszystkie 12 miesięcy liczymy po stawkach z 2026 roku.

Ostatnie założenie to uproszczenie. Kwota 432,54 zł obowiązuje do stycznia 2027 roku, stawki ryczałtu i składek społecznych do grudnia 2026 roku. Za miesiące przypadające później zapłacisz według nowych kwot, które ZUS ogłosi na 2027 rok. Przy starcie jesienią 2026 roku dotyczy to wszystkich sześciu miesięcy ze składką preferencyjną i większości miesięcy ze składką zdrowotną, więc traktuj ten rachunek jako punkt odniesienia, a nie prognozę.

Składki społeczne: 6 miesięcy po 0 zł plus 6 miesięcy po 456,18 zł daje 2 737,08 zł. Bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego wychodzi 6 × 420,86 zł, czyli 2 525,16 zł.

Składka zdrowotna:

• skala lub podatek liniowy przy niskim dochodzie: 12 × 432,54 zł = 5 190,48 zł;
• ryczałt z przychodem do 60 000 zł: 12 × 498,35 zł = 5 980,20 zł.

Razem w pierwszych 12 miesiącach: około 7 927,56 zł przy skali lub podatku liniowym i około 8 717,28 zł przy ryczałcie, w obu wariantach z dobrowolnym chorobowym od siódmego miesiąca.

W tej kwocie nie ma podatku dochodowego, VAT, opłat bankowych ani technologii. To minimum składkowe przy niskich dochodach, a nie budżet firmy. W kolejnych latach rachunek rośnie: miesiące 7–30 to składka preferencyjna, a od miesiąca 31 pełne 1 926,76 zł (według stawek z 2026 roku) albo Mały ZUS Plus, jeśli spełnisz jego warunki.

VAT: limit 240 000 zł

Od 1 stycznia 2026 roku limit zwolnienia z VAT wynosi 240 000 zł wartości sprzedaży bez podatku. Art. 113 ust. 1 ustawy o VAT w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 1263 zwalnia sprzedaż podatnika, „u którego wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 240 000 zł”. Przypis do tego przepisu wskazuje zmianę ustawą z 24 czerwca 2025 roku (Dz.U. poz. 896), „która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.”. Biznes.gov.pl podaje tę samą kwotę: nie musisz się rejestrować, gdy „twoja sprzedaż nie przekracza limitu 240 tys. zł rocznie”.

Cztery zasady z art. 113 decydują o tym, jak limit działa w nowej firmie:

• Start w trakcie roku (ust. 9). Limit liczysz „w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym”. Im później w roku zaczynasz, tym niższą sprzedażą możesz go przekroczyć.
• Utrata zwolnienia (ust. 5 i 10). Po przekroczeniu limitu, także proporcjonalnego w roku startu, zwolnienie „traci moc począwszy od czynności, którą przekroczono tę kwotę”, a nie od kolejnego miesiąca.
• Rezygnacja (ust. 4). Ze zwolnienia możesz zrezygnować sam, zawiadamiając na piśmie naczelnika urzędu skarbowego przed początkiem miesiąca, od którego rezygnujesz. Nowa firma może to zrobić przed dniem pierwszej sprzedaży.
• Bez zwolnienia niezależnie od obrotu (ust. 13). Ze zwolnienia nie skorzystasz, świadcząc między innymi usługi prawnicze, doradcze (z wyjątkiem części doradztwa rolniczego), jubilerskie i ściągania długów, ani sprzedając towary z załącznika nr 12 do ustawy, towary akcyzowe (z wyjątkami), części do samochodów i motocykli. To samo dotyczy sprzedaży na odległość kosmetyków, komputerów i elektroniki, urządzeń elektrycznych oraz maszyn.

Jeśli od początku będziesz czynnym podatnikiem VAT, zgłoszenie VAT-R składasz „najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT” (biznes.gov.pl). Możesz je złożyć razem z wnioskiem do CEIDG. Przy zwolnieniu podmiotowym strona pisze, że formularz VAT-R „możesz, ale nie musisz” składać. Zwolnienie z VAT nie zwalnia z wystawiania faktur, gdy masz obowiązek je wystawić. Co musi zawierać faktura i jak KSeF obejmuje także zwolnionych z VAT, opisujemy w tekście o programie do faktur.

Kasa fiskalna

Nowa firma sprzedająca konsumentom może do końca 2027 roku działać bez kasy, jeśli sprzedaż do osób prywatnych nie przekroczy 20 000 zł w proporcji do okresu działalności. Zasady zapisuje rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 roku (Dz.U. 2024 poz. 1902, zmienione w 2026 roku tylko w dwóch pozycjach załącznika). Według § 3 ust. 1 pkt 2 zwolnieni są, „nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r.”, podatnicy rozpoczynający po 31 grudnia 2024 roku sprzedaż osobom fizycznym nieprowadzącym działalności i rolnikom ryczałtowym, „jeżeli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, nie przekroczy kwoty 20 000 zł”. Kwoty liczysz bez VAT.

Zwolnienie nie kończy się w dniu przekroczenia limitu. Według § 5 ust. 1 „traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu”, w którym sprzedaż przekroczyła 20 000 zł. Masz więc czas na zakup i fiskalizację kasy, liczony od końca miesiąca, w którym przekroczyłeś limit.

Limit nie pomoże, jeśli Twoja działalność jest na liście z § 4 ust. 1. Kasa jest tam obowiązkowa od pierwszej sprzedaży konsumentowi, bez względu na obroty, a wykonanie takiej czynności przez firmę na zwolnieniu kończy zwolnienie od razu (§ 5 ust. 2). Na liście są między innymi:

• usługi prawnicze, doradztwa podatkowego, fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne;
• gastronomia w stałych lokalach i catering;
• naprawa pojazdów, wymiana opon, taksówki;
• opieka medyczna lekarzy i dentystów (z wyjątkami);
• sprzedaż komputerów, laptopów, tabletów i elektroniki, w tym telefonów i smartwatchów;
• sprzedaż perfum, alkoholu, wyrobów tytoniowych i paliw.

Osobną drogą jest załącznik do rozporządzenia, który zwalnia niektóre czynności niezależnie od obrotu, również do końca 2027 roku. Dla małej firmy usługowej najważniejsza jest pozycja 42: usługi dla osób prywatnych, jeśli całą zapłatę otrzymujesz na rachunek bankowy (lub przez pocztę albo SKOK), a z ewidencji i dowodów zapłaty „jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła”. Pozycja 41 ma podobne warunki dla sprzedaży wysyłkowej towarów, z danymi nabywcy w ewidencji. Część usług z listy obowiązkowej (medyczne, prawnicze, doradztwa podatkowego) świadczonych wyłącznie na odległość, na warunkach pozycji 42, może wrócić do zwolnienia na podstawie § 4 ust. 3. Te warunki łatwo źle odczytać, więc przed decyzją przeczytaj sam przepis albo zapytaj księgowego.

Rachunek bankowy

Osobne konto firmowe nie jest obowiązkowe dla każdego. Według biznes.gov.pl „Przedsiębiorcy mogą wykorzystywać w działalności gospodarczej rachunek firmowy lub swój rachunek prywatny - musi to jednak być rachunek, który ma tylko jednego posiadacza”. Rachunek jest potrzebny, bo w transakcji z innym przedsiębiorcą nie zapłacisz gotówką, gdy jej jednorazowa wartość przekracza równowartość 15 tys. zł. Strona dodaje, że rachunek przyda się do opłacania podatków i składek ZUS, choć mikroprzedsiębiorcy mogą je płacić także na poczcie. Firmowy rachunek będzie konieczny, gdy zostaniesz czynnym podatnikiem VAT, bo na Białej liście podatników VAT publikowane są tylko rachunki firmowe, oraz gdy rozliczasz transakcje w mechanizmie podzielonej płatności. Opłaty za konto zależą od banku i pakietu, dlatego ich tu nie podajemy.

Technologia: ile naprawdę kosztuje na start

Najważniejsze narzędzia urzędowe na start są bezpłatne: wpis do CEIDG, Profil Zaufany oraz aplikacje Ministerstwa Finansów do KSeF, czyli Aplikacja Podatnika i Aplikacja Mobilna. Płacisz dopiero za to, co budujesz sam.

• Domena i hosting. Samodzielnie utrzymywana prosta strona to według naszego tekstu o domenie i hostingu około 310–430 zł rocznie: odnowienie domeny .pl około 110–130 zł plus hosting współdzielony 200–300 zł, z certyfikatem SSL za 0 zł (ceny zebrane w sierpniu 2026 roku).
• Poczta w domenie. Od 3,87 zł (Zoho Mail Lite, płatność roczna) do 31,50 zł (Google Workspace Business Starter przy rocznym zobowiązaniu) za skrzynkę miesięcznie. Czym się te opcje różnią, poza ceną, opisujemy w tekście o poczcie firmowej.
• Cały rachunek wizytówki. W raporcie o kosztach narzędzi SaaS scenariusz S1 (wizytówka, jedna osoba) kosztuje 3 200 zł netto rocznie. Według raportu „77% rachunku to czas człowieka, nie oprogramowanie”: sama opieka nad stroną to 2 400 zł, a cztery pozycje narzędziowe kosztują razem 697 zł. Dane zebraliśmy 25–26 sierpnia 2026 roku przy kursie 1 EUR = 4,30 PLN.

W pierwszym roku technologia to więc ułamek kwoty, którą pochłaniają składki. Ważniejsza od kwoty jest kolejność zakupów. Co kupić w tygodniu zero, a co dopiero przy pierwszym kliencie lub pracowniku, rozpisujemy w przewodniku po technologii w nowej firmie. Własny przypadek policzysz w kalkulatorze kosztu utrzymania strony.